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Extension de Files

Quelqu’un dit oui. Et il reste écrit qui, quand et à quoi.

Le devis avant de sortir, la procédure avant de la publier, le procès-verbal avant de l’archiver : « Demander l’approbation » à un relecteur — ou à plusieurs, l’un après l’autre. Pendant l’attente, le fichier est gelé ; le relecteur approuve, ou refuse en écrivant ce qui manque ; si personne ne répond, la demande expire toute seule après sept jours.

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À approuver → Approuvé / Non approuvé

L’approbation fonctionne seule, sans parcours d’états : trois permissions dans le niveau d’accès — qui peut envoyer en approbation en choisissant un relecteur ; qui peut approuver ou refuser en personne sans que personne ne le lui demande, la « signature directe » typique des administrateurs et gestionnaires ; qui peut débloquer un fichier resté « À approuver » en annulant la demande, par exemple avec le relecteur en congé, sans décider du résultat. Le demandeur peut retirer sa demande ; le relecteur peut être relancé. Chaque demande porte qui, quoi, pourquoi, quand elle expire, et se termine par un résultat : approuvée, refusée, expirée, annulée. Avec les Parcours de documents, un état du parcours devient le portail : y entrer ouvre la demande, et à la décision le fichier passe tout seul en Approuvé ou Non approuvé.

Comment ça marche

  1. Demandez

    Clic droit → Demander l’approbation : choisissez le relecteur, ou plusieurs relecteurs dans l’ordre — si l’un refuse, ça vous revient. Une note pour celui qui décide, s’il le faut. Le fichier se gèle.

  2. Le relecteur décide

    Notification et e-mail ; dans la file « En attente » il voit le fichier, qui l’a demandé et pourquoi. Il approuve, ou refuse en écrivant ce qui manque — et celui qui a chargé le lit.

  3. Résultat, et on repart

    Approuvé : le fichier porte la marque et, avec un parcours, change d’état. Non approuvé : il redevient modifiable avec le motif à côté. Expirée après sept jours : celui qui l’avait demandée le sait.

« Approuvé » n’est pas un e-mail. C’est un état du fichier, avec une signature dessous.

Ce que vous pouvez faire

  • Gelé pendant l’attente

    Personne ne modifie le fichier pendant que le relecteur décide : ce qu’il approuve est ce qu’il a vu.

  • Relecteurs en séquence

    D’abord le responsable, puis la direction : ils approuvent l’un après l’autre. Un refus interrompt la chaîne et ramène le fichier à celui qui a demandé.

  • Signature directe

    Celui qui a la permission approuve en personne, sans attendre une demande : « Vous signez directement ce document ».

  • Déblocage sans résultat

    Relecteur absent ? Celui qui a la permission annule la demande et le fichier redevient modifiable. Le résultat, quand il viendra, reste au relecteur.

  • File et relances

    « En attente » pour le relecteur, « Mes demandes » pour celui qui demande, le décompte des dossiers avec demandes ouvertes, la relance en un clic.

  • Avec Demande de fichier et Parcours

    Un fichier remis sur demande peut passer par l’approbation ; un état du parcours peut ouvrir la demande tout seul.

Questions fréquentes

Faut-il un espace de travail ?

Non : l’approbation sur demande fonctionne sur n’importe quel dossier. L’espace de travail ajoute les politiques — téléchargement, chargement et suppression avec approbation — qui ouvrent des demandes toutes seules.

Quelle différence avec la signature de kSign ?

L’approbation est un feu vert interne, tracé dans Files. La signature de kSign est une signature électronique à valeur légale sur le document. Un contrat passe par la première et finit par la seconde.

Le refus doit-il avoir un motif ?

Vous pouvez le rendre obligatoire comme commentaire. Dans tous les cas, le motif, s’il est écrit, arrive à celui qui a chargé, dans le fil du fichier.

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