Erweiterung von Files
Ein Ort für jeden Kunden, mit seinen Leuten und seinen Regeln
Der Kunde Marino hat zehn verstreute Ordner, drei Kollegen, die daran arbeiten, eine externe Kanzlei, die nur lesen soll. Ein Workspace hält sie zusammen: Mitglieder mit einer Rolle, Regeln, die für alles darin gelten, eine Übersicht, die sagt, was passiert ist. Und wenn der Auftrag endet, wird er geschlossen.
Die Ordner treten ein, die Regeln steigen hinab
Ein Workspace entsteht leer oder aus einem beförderten Ordner. Er hat einen verknüpften Kunden, ein Titelbild, drei fertige Rollen — Manager, der Zugänge und Genehmigungen steuert, aber nicht nach außen teilt; Mitarbeiter, der hochlädt und bearbeitet; Gast, Nur-Lesen — und die Richtlinien: Download, Upload und Löschung mit Genehmigung, externe Freigabe gesperrt, automatisches Wasserzeichen, Download deaktiviert. Die Ordner, die Sie hineinbringen, erben Mitglieder und Regeln; sie hineinzubringen heißt Zugang gewähren, also tut es nur, wer diesen Ordner schon öffnen kann. Waren darin Leute, die nicht zum Workspace gehören, listet Files sie auf und Sie entscheiden für jeden: bleibt, geht.
So funktioniert es
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Erstellen oder befördern
«Neuer Workspace» mit Name, Kunde und Titelbild, oder Rechtsklick auf einen bestehenden Ordner → «Zu Workspace befördern». Einen zu erstellen ist ein Privileg des Typs, keine Ordnerberechtigung.
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Mitglieder und Richtlinien
Personen oder Gruppen, jede mit ihrer Rolle und mindestens einem Verantwortlichen. Dann die Schalter der Richtlinien: Was für den Kunden Marino gilt, muss nicht für den Kunden Ferrari gelten.
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Arbeiten, schauen, schließen
Die Übersicht zeigt Dateien, Größe, Mitglieder, letzte Dateien, Aktivitäten; der Index listet den gesamten Inhalt; das Verknüpfungsregister sagt, welcher Ordner wann eingetreten ist. Nach Auftragsende: schließen — keine Änderungen mehr an Mitgliedern und Richtlinien — und bei Bedarf wieder öffnen.
Der Kunde ist eine Einheit. Auch in Files.
Was Sie tun können
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Drei maßgeschneiderte Rollen
Manager, Mitarbeiter, Gast erscheinen nur bei der Zuweisung eines Mitglieds zu einem Workspace: Im Workspace entscheidet die Freigabe nach außen, wer ihn steuert, nicht wer darin arbeitet.
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Fremde einzeln entschieden
Beim Hineinbringen eines Ordners mit zehn Personen, die keine Mitglieder sind, listet Files sie auf und fragt, was mit jeder geschehen soll: nicht eine Antwort für alle.
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Kein versehentliches Verlassen
Inhalte aus dem Workspace zu verschieben ist gesperrt; eine darin hochgeladene Datei gehört zum Workspace, weil sie dort liegt, nicht wegen des Hochladenden oder der App.
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Verknüpfter Kunde
Der Workspace trägt Name und Logo des Kunden: in der Übersicht, auf den öffentlichen Seiten, in den E-Mails. Wer öffnet, weiß, von wem die Rede ist.
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Geschlossen, nicht gelöscht
Die Schließung friert Mitglieder und Richtlinien ein und hält alles lesbar. Wieder geöffnet mit einem Klick; gelöscht, wenn es sein muss, mit Genehmigung.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zu einem mit einer Gruppe geteilten Ordner?
Der Ordner sagt, wer eintritt; der Workspace sagt auch, wie gearbeitet wird — Genehmigungen, externe Freigabe, Wasserzeichen — auf allen seinen Ordnern zusammen, mit einer Übersicht und einem Lebenszyklus. Für «die Dokumente des Kunden X» ist er die richtige Form.
Wer kann einen Workspace erstellen?
Wer das Privileg «Workspaces verwalten» in seinem Typ hat, und die Administratoren. Einen bestehenden Workspace zu administrieren ist etwas anderes: Das tun der Administrator, der Ersteller und seine Verantwortlichen.
Kann ein externer Mitarbeiter in zwei Workspaces sein?
Ja, mit einer anderen Rolle in jedem. Und verlässt er einen Workspace, verliert er, was er als dessen Mitglied hatte, nicht die ihm direkt zugewiesenen Ordner.
Die anderen Funktionen von Files
Bringen Sie die Dateien Ihres Unternehmens in die Cloud
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Alex