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Extensión de Files

Alguien dice sí. Y queda escrito quién, cuándo y a qué.

El presupuesto antes de salir, el procedimiento antes de publicarlo, el acta antes de archivarla: «Solicitar aprobación» a un revisor — o a varios, uno tras otro. Mientras se espera el archivo está congelado; el revisor aprueba, o rechaza escribiendo qué falta; si nadie responde, la solicitud caduca sola a los siete días.

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Por aprobar → Aprobado / No aprobado

La aprobación funciona por sí sola, sin recorridos de estado: tres permisos en el nivel de acceso — quién puede enviar a aprobación eligiendo un revisor; quién puede aprobar o rechazar en persona sin que nadie se lo pida, la «firma directa» típica de administradores y gestores; quién puede desbloquear un archivo que se quedó «Por aprobar» anulando la solicitud, por ejemplo con el revisor de vacaciones, sin decidir el resultado. El solicitante puede retirar su solicitud; al revisor se le puede recordar. Cada solicitud lleva quién, qué, por qué, cuándo caduca, y termina con un resultado: aprobada, denegada, caducada, anulada. Con los Recorridos de documento, un estado del recorrido se convierte en la puerta: entrar en él abre la solicitud, y con la decisión el archivo pasa solo a Aprobado o No aprobado.

Cómo funciona

  1. Solicita

    Botón derecho → Solicitar aprobación: elige el revisor, o varios en orden — si uno rechaza, vuelve a ti. Una nota para quien decide, si hace falta. El archivo se congela.

  2. El revisor decide

    Aviso y correo; en la cola «Pendientes» ve el archivo, quién lo pidió y por qué. Aprueba, o rechaza escribiendo qué falta — y quien lo subió lo lee.

  3. Resultado, y se sigue

    Aprobado: el archivo lleva la marca y, con un recorrido, cambia de estado. No aprobado: vuelve a ser modificable con el motivo al lado. Caducada a los siete días: lo sabe quien la pidió.

«Aprobado» no es un correo. Es un estado del archivo, con una firma debajo.

Qué puedes hacer

  • Congelado durante la espera

    Nadie modifica el archivo mientras el revisor decide: lo que aprueba es lo que vio.

  • Revisores en secuencia

    Primero el responsable, luego la dirección: aprueban uno tras otro. Un rechazo corta la cadena y devuelve el archivo a quien lo pidió.

  • Firma directa

    Quien tiene el permiso aprueba en persona, sin esperar una solicitud: «Estás firmando directamente este documento».

  • Desbloqueo sin resultado

    ¿Revisor ausente? Quien tiene el permiso anula la solicitud y el archivo vuelve a ser modificable. El resultado, cuando lo haya, sigue siendo del revisor.

  • Cola y recordatorios

    «Pendientes» para el revisor, «Mis solicitudes» para quien pide, el recuento de carpetas con solicitudes abiertas, el recordatorio a un clic.

  • Con Solicitud de archivos y Recorridos

    Un archivo entregado a petición puede pasar por la aprobación; un estado del recorrido puede abrir la solicitud por sí solo.

Preguntas frecuentes

¿Hace falta un espacio de trabajo?

No: la aprobación a petición funciona en cualquier carpeta. El espacio añade las políticas — descarga, subida y eliminación con aprobación — que abren solicitudes por sí solas.

¿En qué se diferencia de la firma de kSign?

La aprobación es un visto bueno interno, registrado en Files. La firma de kSign es una firma electrónica con valor legal sobre el documento. Un contrato pasa por la primera y termina con la segunda.

¿El rechazo debe tener un motivo?

Puedes hacerlo obligatorio como comentario. En cualquier caso el motivo, si se escribe, llega a quien subió, en el hilo del archivo.

Las demás funcionalidades de Files

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