Funcionalidades
Todo lo que hace Files, página a página
Cada funcionalidad tiene su página: qué hace, cómo funciona, qué puedes hacer, las preguntas más frecuentes. Los apartados en profundidad están bajo la funcionalidad a la que pertenecen.
Visión general de Files
Organizar y encontrar
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Archivo
Archivo y organización
Carpetas que dicen quién entra, un espacio por cada cliente o encargo, etiquetas y una búsqueda que busca de verdad. La estructura buena se guarda como plantilla y se reutiliza.
Describir y encontrar
Espacios y colecciones
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Escritorio
Escritorio, sincronización y migración
Doble clic y el archivo se abre con Excel, AutoCAD o lo que uses. Guardas, y en el archivo está la versión nueva con la antigua debajo. Quien viene de Nextcloud lo trae todo con un proceso, no a mano.
En profundidad
Compartir y controlar los accesos
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Compartir
Compartir y enlaces públicos
Un enlace dice qué se puede hacer — ver, descargar, subir, modificar — hasta cuándo, y quién. La página que abre el cliente lleva tu logotipo, no el nuestro. Y queda escrito quién la abrió.
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Accesos
Permisos, perfiles y grupos
Un empleado, un colaborador externo, un invitado y un auditor no necesitan lo mismo. En Files tienen tipos distintos, niveles de acceso distintos en las carpetas, grupos distintos y, donde hace falta, un acceso que caduca solo.
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Espacios
Espacios y aprobaciones
Para la licitación nadie debe descargar sin el visto bueno del responsable; para el cliente hace falta saber quién leyó el contrato. Son reglas del espacio, no promesas de palabra.
Trabajar juntos
Hacer circular los documentos
Proteger y conservar
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Seguridad
Seguridad y conservación
Los archivos se cifran con una clave que existe solo para tu empresa. Lo que no debe circular va a la caja fuerte; lo que no se puede eliminar tiene un bloqueo legal; todo lo que pasa queda escrito donde nadie puede reescribirlo.
Proteger los documentos
Probar y conservar
Controlar quién accede
Trabajar con los contenidos
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Documentos
Trabajar con los documentos
Abre el contrato en Word dentro del navegador, anota el PDF del cliente, deja un comentario mencionando a un compañero. Si alguien ya tiene el archivo abierto lo ves, y no lo sobrescribes.
Escribir y comentar
Trabajar con PDF
Volver atrás
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IA
Inteligencia artificial
«¿Dónde está la cláusula de penalización en el contrato Morelli?» — y la respuesta llega con el archivo y el pasaje. Las fotos se etiquetan solas, las grabaciones se convierten en texto, los datos personales se ocultan antes de compartir.
En profundidad
Hacerlo tuyo
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Personalización
Personalización y marca
¿Le darías a un cliente una tarjeta de visita con el logotipo de otro? Con Kamzan, el área en la que entra, el enlace que recibe y el correo que le llega llevan tu nombre — y la personalización vale para todo el ecosistema, no solo para Files.
Alex