Cifrado para tu empresa, no para la nube

Cómo funciona

1. 01

   Mete en la caja fuerte lo delicado

   La caja fuerte es un espacio aparte: sin enlaces públicos, sin vistas previas fuera, acceso a quien tú decidas y una segunda copia con revisión. Si un administrador intenta entrar en nombre de otro, no puede.

2. 02

   Bloquea lo que no se debe tocar

   Legal hold en una carpeta: sin eliminación, sin cambios, hasta que el litigio se cierre. El bloqueo manual en un archivo protege la versión firmada; la conservación sustitutiva la pone en regla.

3. 03

   Lee qué pasó, cuando quieras

   El log de auditoría dice quién hizo qué y cuándo; el registro de comparticiones dice quién abrió qué desde dónde. La copia en almacenamiento de una sola escritura está ahí aunque alguien borre de la base de datos.

Qué puedes hacer

• Una clave por empresa

  AES-256-GCM con clave derivada por tenant y verificación de la huella de la clave maestra; copia de seguridad cifrada con frase de recuperación.

• Caja fuerte

  Espacio cerrado sin superficie pública: sin enlaces, sin derivados fuera, papelera separada, segunda copia con revisión y procedimiento de emergencia.

• Legal hold y conservación

  Bloqueo legal por carpeta, reglas de conservación en el tiempo, conservación sustitutiva para los documentos que deben valer dentro de diez años.

• Versiones y bloqueo de archivo

  Cada sobrescritura conserva la versión anterior 90 días. El bloqueo de edición desde el escritorio evita que dos personas guarden sobre el mismo archivo.

• Marca de agua en PDF, imágenes y vídeos

  Texto o correo de quien mira, en diagonal o en cabecera, con la opacidad que elijas: grabada en PDF e imágenes, superpuesta en los vídeos en vista previa — con la descarga del archivo limpio bloqueada.

• Bloqueos de seguridad

  Impresión, captura, clic derecho y copia dificultados; cuando la ventana pierde el foco o el puntero va hacia los menús del navegador, la pantalla se cubre con «Reservado» o con el correo de quien mira. Quién queda exento lo decides por tipo de usuario.

En profundidad

Proteger los documentos

• Caja fuerte

  Con el botón derecho metes un archivo en la caja fuerte y eliges un código numérico. El archivo sigue visible en la lista, pero el contenido se abre solo con ese código, que decides a quién contar. Para los documentos que afectan justo a quien tiene las llaves del sistema: nóminas, medidas disciplinarias, actas, denuncias.

• Marca de agua

  Una marca de agua en PDF e imágenes: un texto tuyo — RESERVADO, BORRADOR, CONFIDENCIAL — o el correo de quien visualiza o descarga. En diagonal, en cabecera, a pie de página o en el centro, con la opacidad y el color que elijas.

• Anonimizador

  Enmascara los datos personales de actas, contratos, sentencias e informes conservando intacto el contenido jurídico o clínico. La detección se hace por completo en nuestros servidores: ningún dato se envía a servicios externos.

• Carpeta reservada

  La carpeta de la negociación, del litigio, de la reorganización: durante unas semanas debe desaparecer de la vista de todos. «Hacer reservada» la oculta a cualquiera que no sea administrador de Files, subcarpetas incluidas. Cuando la reabres, quien tenía acceso lo tiene de nuevo, sin rehacer nada.

• Carpeta de solo lectura

  El expediente cerrado que ya no debe cambiar, o la carpeta en la que deben escribir dos personas y nadie más. «Archivar» la pone en solo lectura para todos, administradores incluidos; «Proteger» para todos salvo quien elijas. Con caducidad si hace falta, en cascada a subcarpetas y archivos.

• Retención y bloqueo legal

  Facturas, nóminas, contratos, historias clínicas: documentos que la ley exige conservar durante un periodo preciso. La retención los bloquea hasta esa fecha: no se envían a la papelera, no se sobrescriben, no se eliminan — ni siquiera el administrador. Y cuando el periodo termina, la destrucción queda registrada.

Probar y conservar

• Sello de tiempo blockchain

  Files calcula la huella SHA-256 del contenido y la ancla a la blockchain de Bitcoin mediante OpenTimestamps. Sale una prueba inmutable de que ese archivo, tal cual, existía en ese momento — verificable por cualquiera, incluso sin Kamzan.

• Conservación sustitutiva

  Envío a conservación a norma AgID mediante Intesi Group, conservador acreditado: remisión del archivo con sus metadatos, registro de recibos, integridad certificada en el tiempo. Para nóminas, contratos, facturas, actas: todo lo que la ley exige conservar, no solo guardar.

• Firma electrónica con kSign

  El contrato está en Files, los firmantes en kSign. «Enviar a firma» desde el botón derecho abre la solicitud de firma sobre el documento que tienes delante: eliges quién firma y cómo, y kSign hace su trabajo. Requiere el producto kSign activo en tu empresa.

• Rastreo de aperturas

  Actívalo en una carpeta y cada apertura de sus archivos queda registrada: persona, fecha, dirección IP, modalidad. Una insignia en el archivo dice cuántas personas lo han abierto; el detalle está a un clic. Para el asesor que envía las cuentas, la gestoría que entrega la declaración, cualquiera que necesite saber que el cliente ha leído.

• Caducidad de archivos

  Cada documento que tiene fecha de fin — póliza, certificación, contrato, autorización — lleva su caducidad en Files. Un recordatorio llega antes, al vencer ocurre lo que decidiste para esa carpeta, y la colección «Por vencer» muestra lo que está a punto de terminar, por orden de urgencia.

Controlar quién accede

• Auditor

  El auditor ve todas las comparticiones, accesos e inicios de sesión de cada usuario de Files; puede investigar, pedir explicaciones y revocar. Y cada acción suya — inspección, informe, pregunta, investigación — queda registrada y visible para los administradores. Para el DPO, el responsable de cumplimiento, el revisor que debe responder «quién tenía acceso a esto, y cuándo».

• Motivo de cambio de acceso

  Cada vez que alguien asigna, modifica o revoca un nivel de acceso, Files pide un motivo y no continúa sin él. El registro conserva quién hizo el cambio, a quién, sobre qué carpeta o archivo, de qué nivel a cuál, y por qué. Administradores y auditores reciben un correo.

• Ver como usuario

  «¿Por qué Marco no ve la carpeta Proveedores?» En vez de llamar a Marco, la abres como la ve él: carpetas, archivos y permisos efectivos, en solo lectura, con un aviso que recuerda siempre de quién es la vista. El espacio personal está excluido y cada sesión queda registrada.

• Controles de archivo

  Cada semana o cada mes Files señala los archivos inactivos: los compartidos que ningún destinatario ha abierto nunca, y los que nadie comparte ni asigna desde hace tiempo. El informe llega por correo y al Centro de control. Ningún archivo se elimina ni se mueve: solo se señala.

• Caducidad de usuarios

  El becario de marzo, el consultor del proyecto, el revisor de la auditoría: usuarios que tienen un final, y que nadie se acuerda de cerrar. Con la caducidad de usuarios cada cuenta puede tener una fecha de fin — o suspenderse tras un periodo de inactividad. Al caducar el acceso se bloquea; datos y cuenta permanecen, y se renueva con un clic.