Las reglas del proyecto viven en el proyecto

Cómo funciona

1. 01

   Abre el espacio y ponle las reglas

   Tres pasos: nombre y cliente vinculado, miembros (personas o grupos, con quién es responsable), políticas. Las carpetas que metes dentro heredan todo.

2. 02

   Las solicitudes llegan a una cola

   Quien quiere descargar, subir o eliminar donde hace falta aprobación deja una solicitud con el motivo. El responsable aprueba o deniega desde la página Aprobaciones, y quien pidió recibe la respuesta.

3. 03

   La lectura confirmada queda escrita

   En una carpeta «Procedimientos» activas la lectura confirmada: quien tiene acceso recibe el aviso, abre, confirma. El responsable ve quién confirmó y quién no, y puede insistir.

Qué puedes hacer

• Resumen del espacio

  Archivos, carpetas, peso, miembros con rol, últimos archivos y actividad. Un aviso si una carpeta llegó de fuera o si alguien accede sin ser miembro.

• Aprobaciones con motivo

  Cada solicitud lleva quién, qué, por qué y cuándo caduca. Aprobada, denegada, caducada o anulada: el estado se conserva.

• Avisos por carpeta

  Cuatro tipos — subida, lectura confirmada, descarga, ambos — a todos, a personas elegidas o a grupos, en la app o por correo, heredados por las subcarpetas.

• Vencimientos y recordatorios de subida

  Documentos que caducan — pólizas, certificaciones — con el aviso que sale antes. Y recordatorios de subida puntuales, semanales o mensuales: «antes del 5 sube las asistencias», sin que nadie lo escriba a mano.

• Estado de los documentos y automatizaciones

  «Borrador», «En revisión», «Aprobado»: un estado por archivo y una automatización que lo mueve o avisa cuando cambia.

• Actividad

  Subido, modificado, bloqueado, compartido, comentado: la historia de cada carpeta, filtrable por persona y tipo de acción.

En profundidad

Trabajar juntos

• Espacios de trabajo

  El cliente Marino tiene diez carpetas dispersas, tres compañeros que trabajan en ellas, un despacho externo que solo debe leer. Un espacio de trabajo las mantiene juntas: miembros con un rol, reglas que valen para todo lo que hay dentro, una panorámica que dice qué ha pasado. Y cuando el encargo termina, se cierra.

• Notificaciones de carpeta

  El cliente sube el balance: el asesor lo sabe al instante. La empresa publica el reglamento: cada empleado confirma que lo ha leído, y queda escrito. El 5 de cada mes, quien aún no ha subido las presencias recibe el aviso, con la lista de lo que falta. Todo por carpeta, sin correos escritos a mano.

• Actividad

  Vuelves de vacaciones y la carpeta del cliente ha cambiado: quién subió qué, quién movió el borrador, quién compartió con el despacho externo, quién aprobó. El feed de actividad lo cuenta en orden, por carpeta o para todo el archivo, con filtros por persona y por tipo de acción — y un resumen por correo si prefieres leerlo por la mañana.

Hacer circular los documentos

• Recorridos de documento

  «Contrato_v3_DEF_aprobado.docx» es un recorrido de estados mal escrito. Con los Recorridos de documento cada archivo tiene un estado real — Borrador, En revisión, Aprobado, Publicado — con una insignia en la lista, el historial de quién lo cambió y cuándo, y las reglas: desde dónde se puede ir a dónde, qué estado bloquea las modificaciones, cuál cierra.

• Aprobación

  El presupuesto antes de salir, el procedimiento antes de publicarlo, el acta antes de archivarla: «Solicitar aprobación» a un revisor — o a varios, uno tras otro. Mientras se espera el archivo está congelado; el revisor aprueba, o rechaza escribiendo qué falta; si nadie responde, la solicitud caduca sola a los siete días.

• Solicitud de archivos

  Las presencias de doce personas, el documento de identidad del nuevo empleado, el informe del consultor. Una solicitud de archivos dice a quién, qué, dónde y para cuándo; quien recibe sube en la carpeta correcta, y tú ves en un panel quién ha entregado, quién está en ello, quién falta — sin perseguir a nadie por correo.

• Reglas automáticas

  Cada PDF subido a «Ofertas» sale con la marca de agua y la etiqueta «Por enviar», y Marco recibe una notificación. Cada archivo que entra en «Aprobado» se copia en «Publicados». Las reglas automáticas lo hacen solas, en orden, y escriben en el registro qué han hecho.