Documentos
El documento se trabaja donde está, sin descargarlo
Abre el contrato en Word dentro del navegador, anota el PDF del cliente, deja un comentario mencionando a un compañero. Si alguien ya tiene el archivo abierto lo ves, y no lo sobrescribes.
Menos copias por ahí, menos «¿cuál es la versión buena?»
El archivo descargado, modificado y reenviado por correo es la fuente de todas las versiones equivocadas. En Files los documentos Office se abren en OnlyOffice en el navegador, y cada guardado es una versión; los PDF se anotan con bolígrafo, resaltador, texto y formas; los archivos de texto y código tienen su editor con sintaxis coloreada. Alrededor del archivo: comentarios con respuestas, menciones y reacciones, un chat por carpeta, y el tablón para lo que todos deben ver.
Cómo funciona
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Abre en el editor
Desde la vista previa, «Abrir en el editor»: Word, Excel, PowerPoint y los formatos abiertos se editan en OnlyOffice. El archivo sigue cifrado en el archivo; la versión anterior se conserva 90 días.
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Anota, comenta, menciona
Ocho herramientas sobre el PDF, del trazo libre a la flecha. En el panel de comentarios escribes @Giulia y ella recibe el aviso; las reacciones cierran la conversación sin otro mensaje.
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Ves quién tiene el archivo abierto
Cuando un compañero abre el archivo desde el escritorio, el icono del candado aparece en tiempo real para todos los demás. El bloqueo caduca solo si el ordenador se apaga.
Una sola versión, con los nombres de quien la tocó encima.
Qué puedes hacer
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OnlyOffice integrado
Documentos, hojas y presentaciones en el navegador, con vista previa en PDF de cualquier archivo Office incluso sin abrirlo.
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Anotador de PDF
Bolígrafo, resaltador, texto, rectángulo, círculo, flecha, línea, goma. El PDF anotado es una versión nueva, el original se conserva.
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Editor de texto y código
Más de cuarenta extensiones — .md, .json, .csv, .sql, .py — con números de línea y sintaxis coloreada, directamente sobre el archivo en el archivo.
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Comentarios con menciones y reacciones
Conversaciones con respuestas en archivos y carpetas, menciones con autocompletado, leído/no leído. Los autores externos se anonimizan si hace falta.
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Chat y tablón
Un chat vinculado a la carpeta o al espacio, con quienes son miembros. En el tablón se fijan archivos, carpetas y avisos para todos.
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Plantillas de documento
El presupuesto, la carta de encargo, el acta: plantillas listas de las que nace el archivo nuevo, ya en la carpeta correcta.
En profundidad
Escribir y comentar
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Editor colaborativo
Nada de «descargar, modificar, volver a subir como v2». El Word, el Excel o el PowerPoint se abre en el navegador, dentro de Files, con OnlyOffice. Si un compañero lo abre también, escribís juntos en la misma sesión, y la insignia del archivo dice «Marco + 1 más están trabajando en él».
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Editor de texto
Un apunte .txt, la configuración .yaml, el .json exportado del programa de gestión, el .md del procedimiento: se abren y se corrigen dentro de Files, con un editor que entiende el formato. Sin descargar, sin el Bloc de notas, sin volver a subir.
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Documentos de empresa
En toda empresa hay un «Membrete_v3_FINAL_ok.docx» que circula por correo. Con Documentos de empresa las plantillas viven en un solo sitio: quien tiene que escribir una carta hace «Nuevo desde plantilla» en la carpeta del cliente, y el documento nace ya maquetado, listo en el editor en línea.
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Comentarios
«¿La cláusula 4 la cambiamos?» — preguntado en un chat, se pierde; escrito como comentario en el contrato, se queda ahí con la respuesta, la reacción y quién lo leyó. Los comentarios están en el archivo o en la carpeta, con menciones que avisan, hilos que mantienen el orden y un contador de no leídos.
Trabajar con PDF
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Anotación de PDF
El borrador del contrato por revisar, el plano con el error que marcar, el presupuesto que sellar «Aprobado»: se abre el PDF en Files y se dibuja encima — bolígrafo, marcador, texto, flechas, formas, sellos, notas. Luego se guarda: sobre el original, como nueva versión, o sobre una copia.
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Cumplimentación de formularios PDF
La autodeclaración, el formulario del banco, la solicitud de vacaciones: PDF con los campos ya listos. En Files los rellenas donde están — texto, casillas, desplegables, opciones, firma — y guardas el formulario cumplimentado como nueva versión o como copia. Sin imprimir, sin escaneos torcidos.
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Editar PDF
El Word original ya no existe, el PDF tiene una errata en la página 3 y falta el anexo. Editar PDF abre el archivo en el editor OnlyOffice: reescribes el texto, añades o quitas páginas, guardas. La versión anterior queda en el historial; si lo prefieres, trabajas sobre una copia.
Volver atrás
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Versiones
Alguien guardó encima del presupuesto bueno. La lista de precios resubida tenía la columna equivocada. El contrato corregido en OnlyOffice perdió un artículo. En Files ninguno de estos es un problema: cada vez que el contenido de un archivo cambia, el anterior queda en el historial, con número, fecha y peso. Se descarga, se vuelve a poner en su sitio.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta Microsoft Office?
No. OnlyOffice abre y guarda los formatos Office y OpenDocument en el navegador. Si prefieres Word en el ordenador, «Abrir en local» desde el escritorio lo hace, con el bloqueo de edición activo.
¿Dos personas pueden editar el mismo documento a la vez?
En OnlyOffice en el navegador sí, con los cambios visibles en tiempo real. Desde el escritorio el archivo queda bloqueado para quien lo abre: los demás lo ven en solo lectura hasta que se cierra.
¿El cliente externo puede comentar?
Sí, si su perfil o su nivel de acceso lo permite. También puedes anonimizar a los autores externos en los comentarios que salen de la empresa.
Las demás funcionalidades de Files
Lleva los archivos de tu empresa a la nube
Solicita una demo: te mostramos cómo Files hace que el almacenamiento y el uso compartido sean simples y seguros.
Alex