Accesos
Cada uno ve sus carpetas, y ninguna más
Un empleado, un colaborador externo, un invitado y un auditor no necesitan lo mismo. En Files tienen tipos distintos, niveles de acceso distintos en las carpetas, grupos distintos y, donde hace falta, un acceso que caduca solo.
Tres preguntas, tres herramientas: quién eres, qué ves, con quién
El tipo de usuario dice quién eres para Files — Administrador, Gestor, Empleado, Colaborador, Guest o uno tuyo — y qué privilegios tienes en general: qué secciones ves, si tienes espacio personal, si puedes usar el escritorio o el chat documental. El nivel de acceso dice qué puedes hacer en una carpeta: Manager, Editor, Viewer, Guest o uno tuyo, permiso por permiso. El grupo dice con quién lo compartes: quien entra en el grupo hereda sus carpetas, quien sale las pierde. Se asigna arriba, vale abajo.
Cómo funciona
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Da un tipo a la persona
El tipo dice qué puede hacer en general: si administra miembros y niveles, si tiene espacio personal, si usa el escritorio o el chat documental, qué secciones ve. Un Colaborador externo trabaja en los espacios; un Guest ve una home simplificada con sus accesos directos.
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Asigna las carpetas, con un nivel
«Dar acceso» en una carpeta: eliges la persona o el grupo, el nivel, y una caducidad si quieres. El panel muestra al lado los accesos directos y los heredados de las carpetas de arriba.
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Deja que los grupos hagan el resto
Administración dentro de Dirección, Obra Norte dentro de Obras. Quien entra en el grupo hereda sus carpetas; quien sale las pierde. Ninguna lista de personas que actualizar a mano.
El permiso de más es el que se descubre después de la fuga.
Qué puedes hacer
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Cinco tipos, más los tuyos
Administrador, Gestor, Empleado, Colaborador, Guest: privilegios agrupados por actividades administrativas, uso, secciones visibles. El tipo «Despacho externo» se hace en dos minutos.
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Permisos granulares por carpeta
Contenidos, control de archivos, clasificación, estado del documento, aprobaciones, notas, colaboración, compartición, administración, extensiones: cada nivel de acceso es una combinación que decides tú.
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Acceso que caduca
El consultor de la due diligence tiene acceso hasta el 30 de junio. El 1 de julio nadie tiene que acordarse de quitárselo.
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Grupos en dos niveles
Grupo padre y subgrupos, con un responsable y un color. Las carpetas asignadas al grupo llegan a todos, también a quien entra mañana.
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Auditor: ve, no toca
Un rol para el auditor o el DPO: lee las comparticiones, el registro de accesos y los logs, sin poder modificar ni descargar.
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Quién tiene acceso sin ser miembro
El espacio señala a las personas que llegan a sus carpetas por una asignación antigua o una carpeta movida. Tú decides si dejarlas o desvincularlas.
En profundidad
El modelo
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Espacio de empresa, no personal
En los servicios nacidos para uso personal cada persona tiene su espacio y comparte alguna carpeta con los compañeros: cuando cambia de trabajo, las carpetas se van con ella. Files parte del lado opuesto. El archivo es uno, de la empresa; las carpetas de primer nivel las decide quien administra; las personas reciben un acceso, con un nivel, sobre una parte del árbol. Nadie «posee» la carpeta de un cliente.
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Un solo acceso al ecosistema
Quien entra en Files es la misma persona que envía un contrato a firmar con kSign, escribe con kMail, abre una sala de datos en kVDR y recibe documentos con Flow. No porque las contraseñas sean iguales: porque la cuenta es una. Files toma a las personas de Kamzan Account y añade solo lo que necesita — el tipo, los niveles, los grupos.
Quién puede hacer qué
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Tipos de usuario
El tipo decide los privilegios generales de una persona: si administra, si tiene espacio personal, qué secciones ve, si es interna o externa a la empresa. Cinco listos, los tuyos tantos como hagan falta.
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Niveles de acceso y permisos
Un nivel de acceso es una lista de permisos con un nombre. Manager, Editor, Viewer y Guest están listos; los tuyos los compones marcando lo necesario, permiso a permiso, y los asignas a personas o grupos en cada carpeta.
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Grupos, asignaciones y auditores
Un grupo tiene un responsable, un color, subgrupos y carpetas. Quien forma parte hereda las carpetas y los niveles; quien sale los pierde. El consultor tiene un acceso con fecha de fin, y el auditor un rol que lo ve todo y no cambia nada.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa cuando una persona deja la empresa?
Se desactiva el usuario en Kamzan Account y pierde todo acceso en todos los productos. Sus archivos se quedan en las carpetas de la empresa, con el nombre del creador aún legible en cada fila; el espacio personal se cierra hacia la persona, en un archivo protegido.
¿Puedo ver Files «como» un usuario para comprobar qué ve?
Sí, quien administra puede suplantar a un usuario en solo lectura para verificar los permisos. La operación queda en el log de auditoría.
¿Los permisos valen también desde la app de escritorio?
Sí. La app de escritorio y el navegador pasan por la misma verificación: si no puedes eliminar desde el navegador, no puedes eliminar desde el ordenador.
Las demás funcionalidades de Files
Lleva los archivos de tu empresa a la nube
Solicita una demo: te mostramos cómo Files hace que el almacenamiento y el uso compartido sean simples y seguros.
Alex