Chacun voit ses dossiers, et aucun autre

Comment ça marche

1. 01

   Donnez un type à la personne

   Le type dit ce qu’elle peut faire en général : si elle administre membres et niveaux, si elle a un espace personnel, si elle utilise le bureau ou le chat documentaire, quelles sections elle voit. Un Collaborateur externe travaille dans les espaces de travail ; un Invité voit une page d’accueil simplifiée avec ses accès directs.

2. 02

   Attribuez les dossiers, avec un niveau

   « Fournir l’accès » sur un dossier : choisissez la personne ou le groupe, le niveau, et si vous voulez une expiration. Le panneau montre à côté les accès directs et ceux hérités des dossiers du dessus.

3. 03

   Laissez les groupes faire le reste

   Administration dans Direction, Chantier Nord dans Chantiers. Celui qui entre dans le groupe hérite de ses dossiers ; celui qui sort les perd. Aucune liste de personnes à mettre à jour à la main.

Ce que vous pouvez faire

• Cinq types, plus les vôtres

  Administrateur, Gestionnaire, Employé, Collaborateur, Invité : privilèges regroupés par activités administratives, usage, sections visibles. Le type « Cabinet externe » se fait en deux minutes.

• Permissions fines par dossier

  Contenus, contrôle des fichiers, classification, état du document, approbations, notes, collaboration, partage, administration, extensions : chaque niveau d’accès est une combinaison que vous décidez.

• Un accès qui expire

  Le conseiller pour la due diligence a accès jusqu’au 30 juin. Le premier juillet, pas besoin de se souvenir de le retirer.

• Groupes sur deux niveaux

  Groupe parent et sous-groupes, avec un responsable et une couleur. Les dossiers attribués au groupe arrivent à tous, même à celui qui entre demain.

• Auditeur : il voit, il ne touche pas

  Un rôle pour le commissaire aux comptes ou le DPO : il lit les partages, le registre des accès et les journaux, sans pouvoir modifier ni télécharger.

• Qui a accès sans être membre

  L’espace de travail signale les personnes qui arrivent à ses dossiers par une ancienne attribution ou un dossier déplacé. C’est vous qui décidez de les laisser ou de les détacher.

Approfondissements

Le modèle

• Espace d’entreprise, pas personnel

  Dans les services nés pour l’usage personnel, chaque personne a son espace et partage quelques dossiers avec les collègues : quand elle change de travail, les dossiers partent avec elle. Files part dans le sens opposé. L’archive est unique, celle de l’entreprise ; les dossiers de premier niveau sont décidés par l’administration ; les personnes reçoivent un accès, avec un niveau, sur une partie de l’arborescence. Personne ne « possède » le dossier d’un client.

• Un seul accès à l’écosystème

  Celui qui entre dans Files est la même personne qui envoie un contrat en signature avec kSign, écrit avec kMail, ouvre une data room dans kVDR et reçoit des documents avec Flow. Pas parce que les mots de passe sont identiques : parce que le compte est unique. Files prend les personnes dans Kamzan Account et n’ajoute que ce dont il a besoin — le type, les niveaux, les groupes.

Qui peut faire quoi

• Types d’utilisateur

  Le type décide des privilèges généraux d’une personne : si elle administre, si elle a un espace personnel, quelles sections elle voit, si elle est interne ou externe à l’entreprise. Cinq prêts, les vôtres autant qu’il en faut.

• Niveaux d’accès et permissions

  Un niveau d’accès est une liste de permissions avec un nom. Manager, Éditeur, Lecteur et Invité sont prêts ; les vôtres, vous les composez en cochant ce qu’il faut, permission par permission, et vous les attribuez à des personnes ou des groupes sur chaque dossier.

• Groupes, attributions et auditeur

  Un groupe a un responsable, une couleur, des sous-groupes et des dossiers. Celui qui en fait partie hérite des dossiers et des niveaux ; celui qui sort les perd. Le consultant a un accès avec date de fin, et le commissaire aux comptes un rôle qui voit tout et ne modifie rien.