Um produto

Acessos

Cada um vê as suas pastas, e nenhuma outra

Um colaborador interno, um colaborador externo, um convidado e um revisor não precisam das mesmas coisas. No Files têm tipos diferentes, níveis de acesso diferentes nas pastas, grupos diferentes e, onde é preciso, um acesso que expira sozinho.

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Três perguntas, três ferramentas: quem é, o que vê, com quem

O tipo de utilizador diz quem é para o Files — Administrador, Gestor, Colaborador interno, Colaborador externo, Convidado ou um seu — e que privilégios tem em geral: que secções vê, se tem um espaço pessoal, se pode usar o desktop ou o chat documental. O nível de acesso diz o que pode fazer numa pasta: Gestor, Editor, Visualizador, Convidado ou um seu, permissão a permissão. O grupo diz com quem o partilha: quem entra no grupo herda as suas pastas, quem sai perde-as. Atribui-se em cima, vale em baixo.

Como funciona

  1. Dê um tipo à pessoa

    O tipo diz o que pode fazer em geral: se administra membros e níveis, se tem um espaço pessoal, se usa o desktop ou o chat documental, que secções vê. Um Colaborador externo trabalha nos espaços de trabalho; um Convidado vê uma página inicial simplificada com os seus acessos diretos.

  2. Atribua as pastas, com um nível

    «Conceder acesso» numa pasta: escolhe a pessoa ou o grupo, o nível, e se quiser uma expiração. O painel mostra ao lado os acessos diretos e os herdados das pastas acima.

  3. Deixe que os grupos façam o resto

    Administração dentro de Direção, Obra Norte dentro de Obras. Quem entra no grupo herda as suas pastas; quem sai perde-as. Nenhuma lista de pessoas a atualizar à mão.

A permissão a mais é a que se descobre depois da fuga.

O que pode fazer

  • Cinco tipos, mais os seus

    Administrador, Gestor, Colaborador interno, Colaborador externo, Convidado: privilégios agrupados por atividades administrativas, utilização, secções visíveis. O tipo «Escritório externo» faz-se em dois minutos.

  • Permissões granulares por pasta

    Conteúdos, controlo de ficheiros, classificação, estado do documento, aprovações, notas, colaboração, partilha, administração, extensões: cada nível de acesso é uma combinação que você decide.

  • Acesso que expira

    O consultor para a due diligence tem acesso até 30 de junho. A 1 de julho não é preciso lembrar-se de o retirar.

  • Grupos em dois níveis

    Grupo-pai e subgrupos, com um responsável e uma cor. As pastas atribuídas ao grupo chegam a todos, mesmo a quem entrar amanhã.

  • Auditor: vê, não toca

    Um papel para o revisor ou o DPO: lê as partilhas, o registo dos acessos e os logs, sem poder alterar nem transferir.

  • Quem tem acesso sem ser membro

    O espaço de trabalho assinala as pessoas que chegam às suas pastas por uma atribuição antiga ou por uma pasta movida. Você decide se as deixa ou as desliga.

Aprofundamentos

O modelo

  • Espaço da empresa, não pessoal

    Nos serviços nascidos para o consumo pessoal cada pessoa tem o seu espaço e partilha algumas pastas com os colegas: quando muda de emprego, as pastas vão com ela. O Files parte do sentido oposto. O arquivo é um só, da empresa; as pastas de primeiro nível decide-as quem administra; as pessoas recebem um acesso, com um nível, numa parte da árvore. Ninguém «possui» a pasta de um cliente.

  • Um só acesso ao ecossistema

    Quem entra no Files é a mesma pessoa que envia um contrato para assinatura com o kSign, escreve com o kMail, abre uma data room no kVDR e recebe documentos com o Flow. Não porque as palavras-passe são iguais: porque a conta é uma só. O Files vai buscar as pessoas à Kamzan Account e acrescenta só o que precisa — o tipo, os níveis, os grupos.

Quem pode fazer o quê

  • Tipos de utilizador

    O tipo decide os privilégios gerais de uma pessoa: se administra, se tem um espaço pessoal, que secções vê, se é interna ou externa à empresa. Cinco prontos, os seus quantos forem precisos.

  • Níveis de acesso e permissões

    Um nível de acesso é uma lista de permissões com um nome. Gestor, Editor, Visualizador e Convidado estão prontos; os seus compõe-os assinalando o que é preciso, permissão a permissão, e atribui-os a pessoas ou grupos em cada pasta.

  • Grupos, atribuições e auditor

    Um grupo tem um responsável, uma cor, subgrupos e pastas. Quem faz parte dele herda as pastas e os níveis; quem sai perde-os. O consultor tem um acesso com data de fim, e o revisor um papel que vê tudo e não altera nada.

Perguntas frequentes

O que acontece quando uma pessoa sai da empresa?

Desativa-se o utilizador na Kamzan Account e perde todos os acessos em todos os produtos. Os seus ficheiros ficam nas pastas da empresa, com o nome do criador ainda legível em cada linha; o espaço pessoal fecha-se para a pessoa, num arquivo protegido.

Posso ver o Files «como» um utilizador para controlar o que vê?

Sim, quem administra pode personificar um utilizador só em leitura para verificar as permissões. A operação fica no registo de auditoria.

As permissões valem também a partir da app desktop?

Sim. A app desktop e o browser passam pela mesma verificação: se não pode eliminar a partir do browser, não pode eliminar a partir do computador.

As outras funcionalidades do Files

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