Chiffré pour votre entreprise, pas pour le cloud

Comment ça marche

1. 01

   Mettez au coffre-fort ce qui est sensible

   Le coffre-fort est un espace à part : pas de liens publics, pas d’aperçus à l’extérieur, accès à ceux que vous décidez et une seconde copie avec révision. Si un administrateur essaie d’y entrer pour le compte d’un autre, il n’y arrive pas.

2. 02

   Verrouillez ce qui ne doit pas être touché

   Legal hold sur un dossier : aucune suppression, aucune modification, tant que le contentieux n’est pas clos. Le verrouillage manuel d’un fichier protège la version signée ; l’archivage à valeur probante la met en conformité.

3. 03

   Lisez ce qui s’est passé, quand vous voulez

   Le journal d’audit dit qui a fait quoi et quand ; le registre des partages dit qui a ouvert quoi et d’où. La copie sur stockage write-once existe même si quelqu’un supprime dans la base de données.

Ce que vous pouvez faire

• Une clé par entreprise

  AES-256-GCM avec clé dérivée par tenant et vérification de l’empreinte de la clé maîtresse ; sauvegarde chiffrée avec phrase de récupération.

• Coffre-fort

  Espace fermé sans surface publique : pas de liens, pas de dérivés à l’extérieur, corbeille séparée, seconde copie avec révision et procédure d’urgence.

• Legal hold et conservation

  Legal hold par dossier, règles de conservation dans le temps, archivage à valeur probante pour les documents qui doivent valoir dans dix ans.

• Versions et verrouillage de fichier

  Chaque écrasement garde la version précédente 90 jours. Le verrouillage de modification depuis le bureau évite que deux personnes enregistrent par-dessus le même fichier.

• Filigrane sur PDF, images et vidéos

  Texte ou e-mail de celui qui regarde, en diagonale ou en en-tête, avec l’opacité que vous choisissez : gravé sur PDF et images, en surimpression sur les vidéos en aperçu — avec le téléchargement du fichier propre bloqué.

• Verrous de sécurité

  Impression, capture d’écran, clic droit et copie entravés ; quand la fenêtre perd le focus ou que le pointeur va vers les menus du navigateur, l’écran se couvre avec « Confidentiel » ou avec l’e-mail de celui qui regarde. Qui en est exempté, vous le décidez par type d’utilisateur.

Approfondissements

Protéger les documents

• Coffre-fort

  Avec le clic droit, vous mettez un fichier au coffre-fort et choisissez un code numérique. Le fichier reste visible dans la liste, mais le contenu ne s’ouvre qu’avec ce code, que vous décidez à qui dire. Utile là où le document concerne justement ceux qui ont les clés du système : bulletins de paie, mesures disciplinaires, procès-verbaux, signalements.

• Filigrane

  Un filigrane sur les PDF et les images : un texte à vous — RÉSERVÉ, BROUILLON, CONFIDENTIEL — ou l’e-mail de celui qui visualise ou télécharge. En diagonale, en en-tête, en pied de page ou au centre, avec l’opacité et la couleur que vous choisissez.

• Anonymiseur

  Masque les données personnelles d’actes, contrats, jugements, comptes rendus en gardant intact le contenu juridique ou clinique. La détection a lieu entièrement sur nos serveurs : aucune donnée n’est envoyée à des services externes.

• Dossier confidentiel

  Le dossier de la négociation, du contentieux, de la réorganisation : pendant quelques semaines il doit disparaître de la vue de tous. « Rendre confidentiel » le cache à quiconque n’est pas administrateur de Files, sous-dossiers compris. Quand vous le rouvrez, celui qui avait accès l’a de nouveau, sans rien refaire.

• Dossier en lecture seule

  Le dossier clos qui ne doit plus changer, ou le dossier sur lequel deux personnes doivent écrire, pas plus. « Archiver » le met en lecture seule pour tous, administrateurs inclus ; « Protéger » pour tous sauf ceux que vous choisissez. Avec une expiration s’il le faut, en cascade sur sous-dossiers et fichiers.

• Rétention et legal hold

  Factures, bulletins de paie, contrats, dossiers médicaux : des documents que la loi demande de garder pendant une période précise. La rétention les bloque jusqu’à cette date : ils ne se mettent pas à la corbeille, ne s’écrasent pas, ne se suppriment pas — pas même par l’administrateur. Et quand la période se termine, la destruction est tracée.

Prouver et conserver

• Horodatage blockchain

  Files calcule l’empreinte SHA-256 du contenu et l’ancre à la blockchain Bitcoin via OpenTimestamps. Il en sort une preuve immuable que ce fichier, tel qu’il est, existait à ce moment — vérifiable par quiconque, même sans Kamzan.

• Conservation substitutive

  Envoi en conservation conforme AgID via Intesi Group, conservateur accrédité : versement du fichier avec ses métadonnées, registre des reçus, intégrité certifiée dans le temps. Pour bulletins de paie, contrats, factures, procès-verbaux : tout ce que la loi demande de conserver, pas seulement de garder.

• Signature électronique avec kSign

  Le contrat est dans Files, les signataires sont dans kSign. « Envoyer à signer » depuis le clic droit ouvre la demande de signature sur le document que vous avez devant vous : vous choisissez qui signe et comment, et kSign fait son travail. Nécessite le produit kSign actif dans votre entreprise.

• Suivi des ouvertures

  Activez-le sur un dossier et chaque ouverture des fichiers est enregistrée : personne, date, adresse IP, modalité. Un badge sur le fichier dit combien de personnes l’ont ouvert ; le détail est à un clic. Vaut pour l’expert-comptable qui envoie le bilan, le centre fiscal qui remet la déclaration, quiconque doit savoir que le client a lu.

• Expiration de fichier

  Chaque document qui a une date de fin — police, certification, contrat, autorisation — porte son expiration dans Files. Un rappel arrive avant, à l’expiration il se passe ce que vous avez décidé pour ce dossier, et la collection « Bientôt expirés » montre ce qui va se terminer, par ordre d’urgence.

Contrôler qui accède

• Auditeur

  L’auditeur voit tous les partages, les accès et les connexions de chaque utilisateur de Files ; il peut enquêter, demander des explications et révoquer. Et chacune de ses actions — inspection, rapport, question, enquête — est enregistrée et visible par les administrateurs. Pour le DPO, le responsable conformité, le réviseur qui doit répondre « qui avait accès à ceci, et quand ».

• Motivation du changement d’accès

  Chaque fois que quelqu’un attribue, modifie ou révoque un niveau d’accès, Files demande une motivation et ne procède pas sans. Le registre conserve qui a fait la modification, à qui, sur quel dossier ou fichier, de quel niveau à quel autre, et pourquoi. Administrateurs et auditeurs reçoivent un e-mail.

• Voir comme utilisateur

  « Pourquoi Marco ne voit-il pas le dossier Fournisseurs ? » Au lieu d’appeler Marco, vous l’ouvrez comme il le voit : dossiers, fichiers et permissions effectives, en lecture seule, avec une bannière qui rappelle toujours de qui est la vue. L’espace personnel est exclu et chaque session est enregistrée.

• Contrôles d’archive

  Chaque semaine ou chaque mois, Files signale les fichiers inactifs : ceux partagés mais qu’aucun destinataire n’a jamais ouverts, et ceux que personne ne partage ni n’attribue plus depuis longtemps. Le rapport arrive par e-mail et dans le Centre de contrôle. Aucun fichier n’est supprimé ni déplacé : seulement signalé.

• Expiration des comptes

  Le stagiaire de mars, le consultant du projet, le réviseur de l’audit : des comptes qui ont une fin, et que personne ne pense à fermer. Avec l’expiration des comptes, chaque compte peut avoir une date de fin — ou se suspendre après une période d’inactivité. À l’expiration, l’accès se bloque ; données et compte restent, et le renouvellement se fait en un clic.