Fonctionnalités
Tout ce que fait Files, page par page
Chaque fonctionnalité a sa page : ce qu’elle fait, comment elle fonctionne, ce que vous pouvez faire, les questions les plus fréquentes. Les approfondissements se trouvent sous la fonctionnalité à laquelle ils appartiennent.
Vue d’ensemble de Files
Organiser et retrouver
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Archives
Archivage et organisation
Des dossiers qui disent qui y entre, un espace de travail pour chaque client ou commande, des étiquettes et une recherche qui cherche vraiment. La bonne structure s’enregistre comme modèle et se réutilise.
Décrire et retrouver
Espaces et collections
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Bureau
Bureau, synchronisation et migration
Double-clic et le fichier s’ouvre avec Excel, AutoCAD ou ce que vous utilisez. Vous enregistrez, et en archive il y a la nouvelle version avec l’ancienne en dessous. Celui qui vient de Nextcloud importe tout avec un job, pas à la main.
Approfondissements
Partager et contrôler les accès
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Partage
Partage et liens publics
Un lien dit ce qu’on peut faire — voir, télécharger, déposer, modifier — jusqu’à quand, et à qui. La page que le client ouvre porte votre logo, pas le nôtre. Et il reste écrit qui l’a ouverte.
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Accès
Permissions, profils et groupes
Un employé, un collaborateur externe, un invité et un commissaire aux comptes n’ont pas besoin des mêmes choses. Dans Files, ils ont des types différents, des niveaux d’accès différents sur les dossiers, des groupes différents et, là où il faut, un accès qui expire tout seul.
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Espace de travail
Espaces de travail et approbations
Pour l’appel d’offres, il faut que personne ne télécharge sans le feu vert du responsable ; pour le client, il faut savoir qui a lu le contrat. Ce sont des règles de l’espace de travail, pas des promesses orales.
Travailler ensemble
Faire circuler les documents
Protéger et conserver
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Sécurité
Sécurité et conservation
Les fichiers sont chiffrés avec une clé qui n’existe que pour votre entreprise. Ce qui ne doit pas circuler va dans le coffre-fort ; ce qui ne peut pas être supprimé a un legal hold ; tout ce qui se passe reste écrit là où personne ne peut le réécrire.
Protéger les documents
Prouver et conserver
Travailler sur les contenus
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Documents
Travailler sur les documents
Ouvrez le contrat dans Word dans le navigateur, annotez le PDF du client, laissez un commentaire avec la mention du collègue. Si quelqu’un a déjà le fichier ouvert, vous le voyez, et vous ne l’écrasez pas.
Écrire et commenter
Travailler sur les PDF
Revenir en arrière
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IA
Intelligence artificielle
« Où est la clause de pénalité dans le contrat Morelli ? » — et la réponse arrive avec le fichier et le passage. Les photos se taguent toutes seules, les enregistrements deviennent du texte, les données personnelles se masquent avant de partager.
Approfondissements
Le faire vôtre
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Personnalisation
Personnalisation et marque
Donneriez-vous jamais à un client une carte de visite avec le logo de quelqu’un d’autre ? Avec Kamzan, l’espace dans lequel il entre, le lien qu’il reçoit et l’e-mail qui lui arrive portent votre nom — et la personnalisation vaut pour tout l’écosystème, pas seulement pour Files.
Alex