Les règles du projet sont dans le projet

Comment ça marche

1. 01

   Ouvrez l’espace de travail et mettez-y les règles

   Trois étapes : nom et client relié, membres (personnes ou groupes, avec le responsable), politiques. Les dossiers que vous y apportez héritent de tout.

2. 02

   Les demandes arrivent dans une file

   Celui qui veut télécharger, déposer ou supprimer là où il faut une approbation laisse une demande avec le motif. Le responsable approuve ou refuse depuis la page Approbations, et celui qui a demandé reçoit la réponse.

3. 03

   La prise de connaissance reste écrite

   Sur un dossier « Procédures », vous activez la prise de connaissance : celui qui a accès reçoit l’alerte, ouvre, confirme. Le responsable voit qui a confirmé et qui non, et peut relancer.

Ce que vous pouvez faire

• Vue d’ensemble de l’espace de travail

  Fichiers, dossiers, poids, membres avec rôle, derniers fichiers et activités. Une alerte si un dossier est arrivé de l’extérieur ou si quelqu’un y accède sans être membre.

• Approbations avec motif

  Chaque demande porte qui, quoi, pourquoi et quand elle expire. Approuvée, refusée, expirée ou annulée : l’état reste.

• Notifications par dossier

  Quatre types — dépôt, prise de connaissance, téléchargement, les deux — à tous, à des personnes choisies ou à des groupes, dans l’application ou par e-mail, hérités par les sous-dossiers.

• Échéances et rappels de dépôt

  Des documents qui expirent — polices, certifications — avec l’alerte qui part avant. Et des rappels de dépôt ponctuels, hebdomadaires ou mensuels : « avant le 5, dépose les présences », sans que personne ne l’écrive à la main.

• État des documents et automatisations

  « Brouillon », « En révision », « Approuvé » : un état par fichier et une automatisation qui le déplace ou prévient quand il change.

• Fil d’activités

  Déposé, modifié, verrouillé, partagé, commenté : l’histoire de chaque dossier, filtrable par personne et type d’action.

Approfondissements

Travailler ensemble

• Espace de travail

  Le client Marino a dix dossiers éparpillés, trois collègues qui y travaillent, un cabinet externe qui doit seulement lire. Un espace de travail les garde ensemble : des membres avec un rôle, des règles qui valent sur tout ce qu’il y a dedans, une vue d’ensemble qui dit ce qui s’est passé. Et quand l’affaire se termine, on le ferme.

• Notifications de dossier

  Le client charge le bilan : l’expert-comptable le sait tout de suite. L’entreprise publie le règlement : chaque employé confirme l’avoir lu, et ça reste écrit. Le 5 du mois, celui qui n’a pas encore chargé les présences reçoit la relance, avec la liste de ce qui manque. Tout par dossier, sans e-mails écrits à la main.

• Activités

  Vous revenez de congés et le dossier du client a changé : qui a chargé quoi, qui a déplacé le brouillon, qui a partagé avec le cabinet externe, qui a approuvé. Le fil des activités le raconte dans l’ordre, par dossier ou pour toute l’archive, avec les filtres par personne et par type d’action — et un récapitulatif par e-mail si vous préférez le lire le matin.

Faire circuler les documents

• Parcours de documents

  « Contrat_v3_DEF_approuvé.docx » est un parcours d’états mal écrit. Avec les Parcours de documents, chaque fichier a un vrai état — Brouillon, En relecture, Approuvé, Publié — avec un badge dans la liste, l’historique de qui l’a changé et quand, et les règles : d’où on peut aller où, quel état bloque les modifications, lequel clôt.

• Approbation

  Le devis avant de sortir, la procédure avant de la publier, le procès-verbal avant de l’archiver : « Demander l’approbation » à un relecteur — ou à plusieurs, l’un après l’autre. Pendant l’attente, le fichier est gelé ; le relecteur approuve, ou refuse en écrivant ce qui manque ; si personne ne répond, la demande expire toute seule après sept jours.

• Demande de fichier

  Les présences de douze personnes, la pièce d’identité du nouvel embauché, le rapport du consultant. Une demande de fichier dit à qui, quoi, où et pour quand ; celui qui reçoit charge dans le bon dossier, et vous voyez dans un tableau de bord qui a remis, qui est en cours, qui manque — sans courir après personne par e-mail.

• Règles automatiques

  Chaque PDF chargé dans « Offres » ressort avec le filigrane et l’étiquette « À envoyer », et Marco reçoit une notification. Chaque fichier qui entre en « Approuvé » est copié dans « Publiés ». Les règles automatiques le font toutes seules, dans l’ordre, et écrivent dans le registre ce qu’elles ont fait.