Une archive où l’on retrouve, pas seulement où l’on range

Comment ça marche

1. 01

   Créez la structure une fois

   Des dossiers sur autant de niveaux que vous voulez, avec icône et couleur. Une structure qui fonctionne — « Client / Contrats / Factures / Correspondance » — s’enregistre comme modèle et s’applique au client suivant en un clic.

2. 02

   Regroupez dans un espace de travail

   Un espace de travail tient ensemble les dossiers d’un client ou d’une commande, ses membres et ses règles. Celui qui entre voit le tableau : combien de fichiers, combien de dossiers, qui est responsable.

3. 03

   Retrouvez avec la recherche ou avec la galerie

   La recherche filtre par nom, type, étiquette, auteur et date, même dans la corbeille. Les images se parcourent en galerie, avec les couvertures des dossiers et les tags que l’IA a mis toute seule.

Ce que vous pouvez faire

• Qui a accès, toujours en vue

  Avatars à côté de chaque dossier et bannière « Qui a accès » en bas : personnes, groupes et rôles, avec les marqueurs de ce qui est hérité.

• Modèles de structure

  Enregistrez un dossier comme modèle et appliquez-le ailleurs : seulement des dossiers, pas de fichiers, pas de fautes de frappe au troisième client.

• Étiquettes, notes et tableau

  Des étiquettes colorées sur fichiers et dossiers, une note épinglée là où il faut, et le tableau pour ce que tout le monde doit voir cette semaine.

• Galerie avec couvertures

  Les dossiers avec des images deviennent des albums à la couverture générée toute seule ; de là, on choisit et on envoie un PDF au client.

• Index du dossier en Excel

  Un XLSX avec chemin, type, taille, auteur, dates, hachage SHA-256, versions et partages de chaque fichier : l’inventaire que demande le commissaire aux comptes.

• Tableau de bord et corbeille

  Widgets pour favoris, récents, espace personnel, partages et échéances. La corbeille garde les fichiers 30 jours et les remet là où ils étaient.

Approfondissements

Donner une forme

• Modèle de structure de dossiers

  « 01 Contrat, 02 Documents, 03 Correspondance, 04 Factures » — et sous Factures « 2025, 2026 ». Au troisième client, quelqu’un écrit « Factrues ». Un modèle de structure enregistre l’arborescence et la réapplique à l’identique : dossiers et sous-dossiers, sans fichiers, sans fautes de frappe.

• Cloner la structure

  Le dossier « 2025 » a douze mois, chacun avec « Entrées », « Sorties », « Banque ». Pour 2026, vous ne le reconstruisez pas : clic droit → Cloner la structure → destination. Les dossiers sont tous là, vides, en dix secondes.

• Réorganisation automatique

  L’archive héritée d’un serveur ou d’un vieux logiciel de gestion : dossiers par date de scan, noms comme « doc_0231 ». La réorganisation automatique lit les fichiers, comprend ce qu’ils sont et propose deux ou trois façons de les ordonner — par client et année, par type, par dossier. Vous voyez les propositions côte à côte, en choisissez une, et pendant trente jours vous pouvez changer d’avis.

Décrire et retrouver

• Étiquettes

  Les dossiers disent où se trouve un fichier ; les étiquettes disent ce qu’il est, pour qui, dans quel état — et un fichier peut en avoir plusieurs. Les étiquettes de l’entreprise, tout le monde les voit ; vos personnelles, vous seul ; et les règles par mot-clé étiquettent toutes seules ce qui arrive : « facture » dans le texte, étiquette « Facture » sur le fichier.

• Champs de recherche

  Une étiquette dit « facture ». Un champ dit « montant : 7 400 € », « client : Marino », « date du document : 12/03/2026 » — et la recherche le comprend : supérieur à, entre, avant. Les champs se définissent une fois pour toute l’entreprise et se remplissent sur les fichiers, dans un panneau ou en bloc sur une sélection.

• Galerie

  IMG_4021.jpg ne dit rien. La Galerie montre les images et vidéos de l’archive comme des images : une couverture par dossier, l’arborescence des visites, des salons, des produits. Vous cherchez « la photo du chantier avec la grue » et vous la trouvez, même si personne ne l’a jamais renommée.

• Index de dossier XLSX

  Vous remettez la documentation d’un dossier et voulez qu’il reste écrit ce qu’il y avait dedans : nom, chemin, taille, qui l’a chargé, quand, combien de versions, avec qui il était partagé — et l’empreinte SHA-256 de chaque fichier, qui démontre que c’était bien ce fichier. Un XLSX, généré depuis le clic droit.

Espaces et collections

• Espace personnel

  Les brouillons qui ne sont pas prêts, les notes, les documents personnels nécessaires au travail : l’espace personnel est la partie de Files qui est à vous, un point c’est tout. Il a un quota dédié, n’apparaît à personne d’autre — administrateurs compris — et ce que vous voulez montrer, c’est vous qui le partagez, avec qui vous décidez.

• Tableau de bord personnel

  L’archive a des milliers de fichiers ; vous, cette semaine, vous en utilisez sept, plus deux dossiers, le lien vers le logiciel de gestion et un rappel. Le Tableau de bord les garde ensemble : des conteneurs que vous nommez comme vous voulez, des épingles que vous faites glisser, des notes que vous écrivez là. Il est à vous, et un conteneur, vous pouvez le partager avec ceux qui travaillent avec vous.

• Archive des pièces jointes e-mail

  Chaque pièce jointe qui entre dans votre boîte kMail est enregistrée toute seule dans votre espace personnel de Files, dans une arborescence qui se construit d’elle-même : boîte, expéditeur, conversation. Le devis du fournisseur, vous le retrouvez par fournisseur, pas en faisant défiler la messagerie de mars.