Documenti
Il file di ieri c’è ancora, sotto quello di oggi
Qualcuno ha salvato sopra il preventivo buono. Il listino ricaricato aveva la colonna sbagliata. Il contratto corretto in OnlyOffice ha perso un articolo. In Files nessuno di questi è un problema: ogni volta che il contenuto di un file cambia, quello di prima resta nello storico, con numero, data e peso. Si scarica, si rimette al suo posto.
Non è una funzione da attivare: succede e basta
La versione nasce da sola, da qualunque strada arrivi la modifica: un caricamento con lo stesso nome, un salvataggio nell’Editor collaborativo o in quello di testo, un PDF annotato o corretto, un file aperto in locale dal desktop e richiuso. Prima di scrivere i byte nuovi, Files mette da parte quelli vecchi — cifrati come il resto dell’archivio. Lo storico sta nei dettagli del file, scheda «Versioni»: la vede chi ha il permesso «Cronologia versioni» nel suo livello di accesso, gli altri non la vedono nemmeno. E il ripristino non butta via niente: lo stato attuale diventa a sua volta una versione, così si può tornare indietro anche dal tornare indietro.
Come funziona
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Apri i dettagli, scheda «Versioni»
L’elenco dal più recente: «Versione 4 · 1,2 MB · 12 marzo, 16:40». Il numero delle versioni compare anche nella scheda Dettagli, accanto al peso.
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Scarica quella che ti serve
Ogni versione si scarica da sola, senza toccare il file attuale: per confrontarla sul tuo computer o per mandare al cliente quella che aveva firmato.
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Ripristina, e l’attuale finisce nello storico
«Ripristina questa versione»: il contenuto torna quello, il file tiene nome, permessi e condivisioni, e chi sincronizza dal desktop riceve la modifica come tutte le altre.
Sovrascrivere non è più cancellare.
Cosa puoi fare
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Da qualunque strada
Caricamento con lo stesso nome, editor Office e testo, annotazione, compilazione e modifica PDF, salvataggio dal desktop, gemello dell’anonimizzatore: tutto crea una versione.
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Un permesso, non un’estensione
«Cronologia versioni» è una voce del livello di accesso, cartella per cartella. Il collaboratore esterno lavora sul file senza vedere cosa c’era prima.
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90 giorni, o quanti ne servono
Ogni azienda ha la sua durata di conservazione delle versioni: 90 giorni per impostazione, visibile nelle impostazioni, modificabile dal provider su richiesta — anche senza scadenza.
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Rispetta il lucchetto
Se qualcuno ha il file aperto nell’editor o dal desktop, il ripristino aspetta: non si sovrascrive il lavoro in corso di un collega.
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In cassaforte si guarda, non si tocca
Le versioni di un documento chiuso in cassaforte si elencano e si scaricano con la cassaforte aperta, ma non si ripristinano: un file chiuso non cambia.
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Contate nell’indice
L’indice cartella in Excel riporta quante versioni ha ogni file: il revisore sa quante volte un documento è stato riscritto senza aprirlo.
Domande frequenti
Le versioni occupano spazio?
Sì, ogni versione è un file intero, cifrato. Per questo esiste la durata di conservazione: passati i giorni impostati, le versioni vecchie vengono eliminate dal server, il file attuale no.
Posso confrontare due versioni?
Non dentro Files: si scaricano e si confrontano con il programma che usi. Per i documenti Word, la revisione di OnlyOffice nell’Editor collaborativo tiene traccia delle modifiche mentre si scrive.
Il cestino e le versioni sono la stessa cosa?
No. Il cestino tiene i file cancellati per 30 giorni; le versioni tengono il contenuto precedente di un file che c’è ancora. Un file cancellato porta con sé il suo storico.
E se il file è sotto retention?
Un documento con blocco di conservazione non si sostituisce e non si ripristina fino alla data fissata: la versione che vale è quella protetta.
Le altre funzionalità di Files
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Alex