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Estensione di Files

La carta intestata giusta, senza cercare l’ultima versione

In ogni azienda c’è una «Carta intestata_v3_FINALE_ok.docx» che gira per email. Con Documenti aziendali i modelli vivono in un posto solo: chi deve scrivere una lettera fa «Nuovo da modello» nella cartella del cliente, e il documento nasce già impaginato, pronto nell’editor online.

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I modelli stanno fuori dall’archivio

Un modello non è un file fra i file: ha il suo spazio cifrato separato, non compare nel browser, nel cestino, nella ricerca. Lo carica chi ha il privilegio «Gestire i documenti aziendali» — in Impostazioni → Documenti aziendali — in formato Word, .docx o .dotx, il formato con cui nasce quasi sempre una carta intestata. «Crea da modello» fa una copia vera nella cartella scelta: un nuovo file, con le sue versioni e i suoi permessi, che si apre nell’editor collaborativo. Il modello resta intatto per il prossimo.

Come funziona

  1. Carica i modelli

    Impostazioni → Documenti aziendali: carta intestata, lettera di incarico, verbale di riunione. Word .docx o .dotx, con nome e descrizione.

  2. Nuovo da modello

    Nella cartella del cliente: «Nuovo» → «Da modello» → scegli. Files crea la copia lì, con il nome che dai, e la apre nell’editor.

  3. Scrivi, e il modello non lo tocchi

    Modifichi il documento nuovo come qualunque altro. Quando la carta intestata cambia, si sostituisce il modello nelle impostazioni: da lì in poi nascono documenti nuovi.

Il modello si carica una volta. Il documento nasce ogni volta.

Cosa puoi fare

  • Word .docx e .dotx

    Il formato modello di Word è accettato come tale, così la conversione per l’editor lo tratta nel modo giusto.

  • Un privilegio per gestirli, tutti per usarli

    Caricare e sostituire i modelli è della tipologia — un gestore, l’ufficio segreteria. Crearne un documento è di chiunque possa scrivere nella cartella.

  • Fuori dal browser, dal cestino, dalla ricerca

    I modelli non si cancellano per sbaglio insieme a una cartella e non intasano i risultati: sono in un posto loro.

  • Richiede l’Editor collaborativo

    Per modificare online il documento creato dal modello. Senza editor, la copia si scarica e si lavora in Word.

Domande frequenti

Posso avere modelli diversi per reparto?

Sì: carichi quanti modelli servono — carta intestata commerciale, legale, HR — e chi crea sceglie dall’elenco. Non c’è un limite per reparto.

Il documento creato resta legato al modello?

No: è una copia indipendente. Cambiare il modello dopo non cambia i documenti già creati — è quello che vuoi da una lettera già spedita.

Funziona anche con Excel e PowerPoint?

Oggi i modelli sono documenti Word. Per fogli e presentazioni ricorrenti la strada è una cartella «Modelli» con il permesso di sola lettura e «Duplica».

Le altre funzionalità di Files

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