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Estensione di Files

La discussione sta attaccata al documento

«Ma la clausola 4 l’abbiamo cambiata?» — chiesto in chat, si perde; scritto come commento sul contratto, resta lì con la risposta, la reazione e chi lo ha letto. I commenti stanno sul file o sulla cartella, con menzioni che avvisano, thread che tengono l’ordine e un contatore dei non letti.

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Chi vede chi, deciso dal livello di accesso

Come viene mostrato l’autore di un commento lo decidono i permessi sulla cartella, non una lista fissa: nome per esteso, solo le iniziali, oppure «Un utente» per chi non deve sapere chi ha scritto — un cliente esterno che vede i commenti dei revisori, per esempio. Stessa logica per le reazioni: chi ha il permesso vede i nomi, gli altri solo il numero. Un commento si può indirizzare a una cerchia — un gruppo o singole persone — e allora lo vedono solo loro, nemmeno gli amministratori; chi non ha il permesso di scriverne può comunque rispondere a quelli che riceve. Modificare il proprio commento dopo l’invio ed eliminare quelli degli altri sono permessi a parte; il proprio si elimina sempre. Accanto a un documento in sola lettura, i commenti restano leggibili ma non si scrivono.

Come funziona

  1. Commenta il file o la cartella

    Dal pannello Commenti: scrivi, menziona con @, allega la domanda al documento giusto. Chi è menzionato riceve la notifica; gli altri con accesso lo leggono quando aprono.

  2. Rispondi nel thread, reagisci

    Le risposte stanno sotto il commento, le reazioni accanto. Il contatore dei non letti in elenco dice dove c’è qualcosa di nuovo.

  3. Privato, se serve

    Scegli la cerchia — «solo Legale», «solo Sara e Marco» — e il commento lo vedono loro e basta. Utile per la nota interna su un file che vede anche il cliente.

La domanda sul documento si fa sul documento.

Cosa puoi fare

  • Nome, iniziali o anonimo

    Tre rese dell’autore, scelte per livello di accesso. Il cliente vede «Un utente», il collega vede «Sara Colombo».

  • Cerchie private

    A un gruppo o a persone scelte: solo loro vedono e ricevono la notifica. Nessun altro, amministratori compresi.

  • Notifica a chi scegli

    Oltre alle menzioni, puoi scegliere chi avvisare: gli altri non ricevono nulla ma leggono se hanno accesso.

  • Permessi fini

    Scrivere, scrivere privati, modificare i propri, eliminare quelli altrui, vedere chi ha reagito: cinque permessi sotto «Vedere i commenti».

  • Con approvazioni e stati

    Un rifiuto in approvazione può richiedere un commento obbligatorio; un cambio di stato si commenta nello stesso thread.

Domande frequenti

I commenti si vedono dai link pubblici?

No: i commenti sono per chi ha accesso in Files. Per raccogliere il parere di un esterno c’è la presa visione con dichiarazione, o l’accesso come Guest.

Posso modificare un commento dopo averlo inviato?

Se hai il permesso «Modificare i propri commenti». Senza, un commento pubblicato resta com’è e si può solo eliminare — è la scelta giusta dove i commenti fanno da verbale.

L’amministratore legge i commenti privati?

No. La cerchia è la cerchia: chi non c’è dentro non li vede, qualunque ruolo abbia.

Le altre funzionalità di Files

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