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Estensione di Files

Quando succede X, se è Y, fai Z. Anche mentre non ci sei.

Ogni PDF caricato in «Offerte» esce con la filigrana e l’etichetta «Da inviare», e Marco riceve una notifica. Ogni file che entra in «Approvato» viene copiato in «Pubblicati». Le regole automatiche lo fanno da sole, in ordine, e scrivono nel registro cosa hanno fatto.

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Una regola per cartella: evento, condizioni, azioni

Una regola vive su una cartella. L’evento che la fa scattare: un file caricato, modificato, rinominato, qualunque di questi, un cambio di stato, una presa visione completata da tutti. Le condizioni, tutte o almeno una: tipo di file — PDF, Word, Excel, immagine, video… — nome che contiene, chi ha caricato, stato del documento. Le azioni, eseguite nell’ordine in cui le aggiungi: notifica in app, email a destinatari scelti, imposta stato, assegna etichette, applica watermark — testo o email di chi guarda —, imposta scadenza fra N giorni, copia in un’altra cartella, blocca in sola lettura. Non dipende dai percorsi: funziona da sola con le funzioni base e con le altre estensioni attive. I modelli salvano una serie di regole e le applicano a un’altra cartella con un wizard che chiede solo i buchi — quale stato, quali destinatari.

Come funziona

  1. Scegli evento e cartella

    Tasto destro → Automazioni → Nuova regola: «quando un file viene caricato in Offerte».

  2. Aggiungi le condizioni

    «Se è un PDF» e «se il nome contiene “offerta”». Files ti avvisa se un’azione non potrà mai eseguirsi con quei tipi — il watermark sui video, per esempio.

  3. Metti le azioni in fila

    Watermark, etichetta «Da inviare», notifica a Marco, scadenza fra 30 giorni. Salvi, e da quel momento la regola gira da sola; il registro delle esecuzioni dice cosa è scattato su quale file.

La regola lavora anche quando non sei collegato. Il registro dice cosa ha fatto.

Cosa puoi fare

  • Sei eventi

    Caricato, modificato, rinominato, qualunque dei tre, cambio di stato, presa visione completata da tutti i destinatari.

  • Otto azioni

    Notifica, email, stato, etichette, watermark, scadenza, copia, blocco. In sequenza, nell’ordine che scegli.

  • Blocchi che non sono di nessuno

    Un blocco messo da una regola non è intestato a chi ha caricato: lo toglie solo chi gestisce le regole. Files avvisa quando una regola «modificato → blocca» impedirà ogni modifica successiva.

  • Modelli con wizard

    Salva le regole di «Offerte» come modello e applicale a «Offerte 2027»: il preflight elenca cosa manca — lo stato, i destinatari — e lo chiede.

  • Registro delle esecuzioni

    Quale regola, su quale file, quando, con quale esito, azione per azione. Quando qualcosa non è successo, si vede perché.

  • Si ferma dove deve

    Su una cartella archiviata la regola non scatta; un file in cassaforte non viene toccato. Le regole rispettano le protezioni, non le aggirano.

Domande frequenti

Chi può creare regole?

Chi ha il permesso «Gestire le regole automatiche» sulla cartella. Le azioni della regola valgono per tutti i file che arrivano, da chiunque.

Le regole possono spostare i file?

Copiano in un’altra cartella; lo spostamento cambierebbe chi vede il file senza che nessuno lo decida. Per riordinare un archivio c’è la Riorganizzazione automatica, con l’impatto sui permessi in anteprima.

Servono i Percorsi documento?

No. Senza percorsi, restano gli eventi di caricamento e le azioni che non riguardano gli stati. Con i percorsi, si aggiungono l’evento «cambio di stato», la condizione sullo stato e l’azione «imposta stato».

Le altre funzionalità di Files

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