Estensione di Files
Chi deve sapere che è arrivato, e chi deve dire di averlo letto
Il cliente carica il bilancio: il commercialista lo sa subito. L’azienda pubblica il regolamento: ogni dipendente conferma di averlo letto, e resta scritto. Il 5 del mese, chi non ha ancora caricato le presenze riceve il sollecito, con l’elenco di quello che manca. Tutto per cartella, senza email scritte a mano.
Quattro tipi, un roster, una prova
Su una cartella si configurano quattro tipi di notifica: caricamento, download, presa visione, e il tipo combinato caricamento + presa visione. Ognuno ha i suoi destinatari — tutti quelli con accesso, persone scelte, gruppi — e il canale, in app o via email; il roster mostra chi ha accesso alla cartella e segnala chi è esterno all’organizzazione, prima che parta un’email automatica. Le sottocartelle ereditano; un file può avere una configurazione propria. La presa visione è una conferma esplicita — dall’app o dalla pagina pubblica — che resta registrata con chi, quando e da dove: l’azienda può dimostrare che il documento è stato letto. Chi gestisce la cartella può anche bloccare la gestione delle notifiche a persone o gruppi, così nessuno le spegne.
Come funziona
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Configura la cartella
Tasto destro → Comunicazioni → Notifiche: scegli i tipi, i destinatari, il canale. Il roster ti mostra chi riceverà cosa, esterni evidenziati.
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Il documento arriva, la conferma parte
A ogni caricamento chi deve sapere lo sa. Se il tipo prevede la presa visione, il file mostra «da confermare» a chi deve leggerlo, in app e via email; chi gestisce vede il riepilogo di chi ha confermato e chi no, e può sollecitare.
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Reminder di caricamento
Una tantum, settimanali o mensili, all’ora che scegli — fuso di Roma. Con una checklist di documenti attesi, obbligatori e facoltativi: chi ha caricato tutto non riceve più il sollecito; agli altri l’email dice cosa manca.
«Non l’ho visto» smette di essere una risposta.
Cosa puoi fare
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Presa visione con prova
La conferma è un atto esplicito registrato con persona, data, ora e indirizzo — anche da link pubblico. Chi gestisce la cartella riceve l’avviso e vede il riepilogo.
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Conferma di download
Per le cartelle in cui conta sapere chi ha scaricato: la conferma può essere richiesta sul singolo file, su una selezione o sull’intera cartella.
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Ereditate e per file
La configurazione scende sulle sottocartelle; un file può averne una propria. Files impedisce i doppioni: se la cartella notifica già quel file, non si aggiunge una seconda regola.
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Chi può spegnerle
La gestione di una notifica si può bloccare a persone o gruppi: il regolamento aziendale non lo «silenzia» nessuno.
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Esterni segnalati
Nel roster le persone fuori dall’organizzazione sono marcate: prima di far partire email automatiche a uno studio esterno, lo vedi.
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Checklist di caricamento
«Presenze», «Note spese», «Certificato medico»: chi carica associa il file al documento atteso, e il reminder sa cosa manca a chi.
Domande frequenti
La presa visione vale come prova?
È una dichiarazione esplicita registrata con identità, data, ora e indirizzo, consultabile nel riepilogo della cartella e nel log. Per i regolamenti interni e le informative è quello che serve; per la firma di un contratto c’è kSign.
Chi non può caricare riceve lo stesso il reminder?
No: chi ha un livello di accesso senza caricamento è escluso automaticamente, e Files te lo dice quando configuri. Un reminder che chiede l’impossibile non parte.
Posso ricevere una notifica al download dei miei file da link pubblico?
Sì: il tipo «download» copre anche gli accessi dai link e dalle condivisioni via email, e Files suggerisce la configurazione giusta quando crei la condivisione.
Le altre funzionalità di Files
Porta i file della tua azienda nel cloud
Richiedi una demo: ti mostriamo come Files rende l’archiviazione e la condivisione semplici e sicure.
Alex