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Estensione di Files

Cos’è successo qui dentro, in ordine

Torni dalle ferie e la cartella del cliente è cambiata: chi ha caricato cosa, chi ha spostato la bozza, chi ha condiviso con lo studio esterno, chi ha approvato. Il feed delle attività lo racconta in ordine, per cartella o per tutto l’archivio, con i filtri per persona e per tipo di azione — e un riepilogo via email se preferisci leggerlo la mattina.

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Chi vede cosa, senza schermate vuote

Il privilegio «Vedere le attività» della tipologia decide il perimetro: niente, le proprie, o tutto l’archivio. Nella scheda di una cartella, però, il perimetro lo dà la cartella stessa: chi può aprirla può sapere cosa è successo ai suoi documenti — altrimenti la scheda sarebbe quasi sempre vuota, e una scheda vuota non si legge come «non hai i permessi» ma come rotta. Gli eventi di sicurezza — chi ha dato o tolto accesso a chi — non si allargano: restano per chi li vede già nel registro generale, così un cliente esterno con accesso a una cartella non legge i movimenti di permessi interni. Chi non è di una tipologia interna vede gli autori per iniziali, «L.J.» invece di «Luca Jinni», ovunque: nel feed, nell’email, sulla riga del file.

Come funziona

  1. Apri le attività

    Dalla barra laterale per tutto l’archivio, o dalla scheda della cartella per «cosa è successo qui». Il contatore dei non letti dice se c’è qualcosa di nuovo.

  2. Filtra

    Per persona, per tipo — caricamenti, condivisioni, approvazioni, stati, protezioni — per periodo. «Cosa ha fatto lo studio Bianchi a marzo» è una domanda con una risposta.

  3. Ricevilo via email

    Riepilogo periodico: tutto in un messaggio, o uno per cartella o workspace. Chi non entra in Files ogni giorno resta comunque aggiornato.

«Chi ha toccato questo file?» ha una risposta, in ordine di tempo.

Cosa puoi fare

  • Ogni azione, in chiaro

    «Ha caricato», «ha ripristinato v2», «ha messo il blocco legale», «ha richiesto la marca temporale», «ha confermato la presa visione»: frasi, non codici.

  • Perimetro per tipologia

    Nessuna attività, solo le proprie, tutto l’archivio: lo decide l’amministratore per tipologia. La scheda della cartella resta leggibile a chi apre la cartella.

  • Iniziali per gli esterni

    Chi non è di una tipologia interna legge «S.C.», non «Sara Colombo». La stessa regola vale nel feed, nell’email e sul creatore del file.

  • Sicurezza a parte

    Gli eventi sui permessi restano nel registro generale, per chi lo vede. Il cliente vede i documenti muoversi, non gli accessi interni.

  • Conservazione dichiarata

    Da 30 giorni a 5 anni, impostati per azienda e visibili nelle impostazioni. Per CAF, banche e intermediari conviene un anno o più.

Domande frequenti

Che differenza c’è con il log di audit?

Il feed è per lavorare: leggibile, filtrabile, con notifiche e riepiloghi, e con una conservazione a giorni. Il log di audit è per la conformità: completo, con copia su storage non modificabile, riservato ad amministratori e auditor.

Le aperture dei file compaiono?

Sì, e con l’estensione Traccia aperture diventano il dettaglio per persona, data, IP e modalità sulle cartelle in cui la attivi.

Posso spegnere le notifiche ma tenere il feed?

Sì: le preferenze di notifica — in app, email, riepilogo unico o separato — sono per persona. Il feed resta consultabile secondo il tuo perimetro.

Le altre funzionalità di Files

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