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Estensione di Files

Bozza, in revisione, approvato. Scritto sul file, non nel nome.

«Contratto_v3_DEF_approvato.docx» è un percorso di stati scritto male. Con i Percorsi documento ogni file ha uno stato vero — Bozza, In revisione, Approvato, Pubblicato — con un badge in elenco, la cronologia di chi lo ha cambiato e quando, e le regole: da dove si può andare dove, quale stato blocca le modifiche, quale chiude.

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Il percorso è della cartella, lo stato è del file

Un percorso è un elenco ordinato di stati con le loro regole: uno iniziale, pre-selezionato quando assegni uno stato a un file; per ciascuno, gli stati verso cui si può passare — o flusso libero se non ne scegli; gli stati che bloccano, in cui il file diventa di sola lettura per tutti, amministratore compreso, finché non cambia stato; uno finale, «Archiviato», che segna la chiusura. Il percorso si assegna alla cartella, i file lo ereditano; ne esiste uno predefinito per azienda e se ne creano altri, duplicando anche quelli di sistema. A ogni stato si può legare un’email — automatica, o con conferma e scelta dei destinatari. E con l’estensione Approvazione, uno stato diventa il cancello: entrarci apre la richiesta ai revisori, e alla decisione il file va da solo in Approvato o Non approvato.

Come funziona

  1. Disegna il percorso

    Impostazioni → Stati documento: stati, colori, iniziale, transizioni, quali bloccano, quale è finale, quale manda l’email. Oppure duplica quello di sistema e ritocca.

  2. Assegnalo alla cartella

    Tasto destro → Automazioni → Percorso: «Contratti» segue «Bozza → Revisione → Approvato → Archiviato». I file dentro lo ereditano, con lo stato iniziale pronto.

  3. Cambia stato, e succede qualcosa

    Dal menu del file: solo gli stati raggiungibili da quello attuale. In «Approvato» il file si blocca e parte l’email; la cronologia tiene ogni passaggio con chi e quando.

Lo stato del documento non sta nel nome del file. Sta nel documento.

Cosa puoi fare

  • Stati che bloccano

    «Approvato» rende il file di sola lettura per tutti, amministratore incluso: nessuno ritocca un documento approvato senza riportarlo prima in revisione.

  • Transizioni

    Da Bozza si va in Revisione, non in Pubblicato. Se non definisci transizioni, il flusso è libero verso gli stati successivi.

  • Email al cambio

    Automatica, o con conferma: scegli i destinatari, aggiungi una nota che compare nella mail, puoi annullare.

  • Cronologia e permessi

    «Vedere la cronologia degli stati» e «Riportare i file a stati precedenti» sono permessi distinti nel livello di accesso.

  • Con Regole automatiche e Approvazione

    Una regola può mettere uno stato al caricamento o reagire a un cambio di stato; l’Approvazione trasforma uno stato in una richiesta ai revisori.

Domande frequenti

Serve l’Approvazione per usare i percorsi?

No: i percorsi funzionano da soli — stati, blocchi, email, cronologia. L’Approvazione aggiunge lo stato-cancello che chiede il sì di un revisore.

Un file può avere uno stato senza percorso sulla cartella?

Sì: assegnando uno stato dal menu del file scegli fra i percorsi disponibili. Con il percorso sulla cartella, invece, i file nascono già con lo stato iniziale.

Chi cambia gli stati?

Chi ha il permesso di modifica sulla cartella, entro le transizioni consentite. Tornare indietro è un permesso a parte, per non riaprire per sbaglio un documento chiuso.

Le altre funzionalità di Files

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