Un prodotto

Estensione di Files

«Mi serve il tuo certificato entro venerdì.» Detto una volta, tracciato fino alla consegna.

Le presenze da dodici persone, il documento d’identità dal nuovo assunto, la relazione dal consulente. Una richiesta file dice a chi, cosa, dove ed entro quando; chi riceve carica nella cartella giusta, e tu vedi in una dashboard chi ha consegnato, chi è in corso, chi manca — senza rincorrere nessuno via email.

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La richiesta autorizza la consegna

Una richiesta vive su una cartella di destinazione e ha uno o più assegnatari, membri di Files. Due modi: un file da ciascuno — completa quando tutti hanno caricato — oppure uno solo dal gruppo — basta che uno consegni. Chi riceve trova la richiesta nella spalla «Le mie richieste», atterra direttamente nella cartella, e può caricare anche se il suo livello di accesso normalmente non lo permette: la richiesta lo autorizza a consegnare lì, e solo lì. Scadenza con preavviso da zero a sette giorni, consegna in ritardo ammessa o no — riaprire è solo spostare la data. Chi ha chiesto, o chi gestisce le richieste sulla cartella, sollecita, annulla, riapre; mai un destinatario. Con l’Approvazione attiva, il file consegnato può entrare subito nel flusso del revisore.

Come funziona

  1. Chiedi

    Tasto destro sulla cartella → Richiedi file: cosa serve, a chi, entro quando, un file a testa o uno per tutti, chi altro avvisare alla consegna.

  2. Loro consegnano

    Notifica ed email con il link che apre la cartella giusta e la richiesta già in vista. Caricano, e la richiesta segna «consegnato» per loro.

  3. Tu guardi la dashboard

    Da iniziare, in corso, completata: per richiesta e per persona. Il chip sulla cartella dice quante richieste sono ancora aperte; il sollecito parte da lì.

Chi ha consegnato e chi manca: una schermata, non un foglio Excel a parte.

Cosa puoi fare

  • Uno a testa o uno per tutti

    Le presenze: ognuno il suo. Il verbale della riunione: basta che lo carichi uno.

  • Autorizza a caricare

    Un Guest in sola lettura può consegnare nella cartella della richiesta. Files lo avvisa quando lo scegli: «la richiesta li autorizzerà comunque».

  • Scadenza e ritardo

    Preavviso fino a sette giorni prima; consegna in ritardo consentita o no. Una richiesta scaduta si riapre spostando la data.

  • Chi gestisce

    Il richiedente, e chi ha «Gestire le richieste file» sulla cartella: vede anche quelle aperte da altri, sollecita, annulla, riapre. Mai i destinatari.

  • Con l’Approvazione

    «Alla consegna, il file entra nel flusso di approvazione»: il certificato consegnato lo verifica il responsabile prima che valga.

Domande frequenti

Che differenza c’è con il link «richiesta documenti»?

Il link è per chi non ha un account: una cassetta delle lettere pubblica. La richiesta file è per i membri di Files: nominativa, con stato per persona, scadenza e dashboard. Per i clienti esterni con molti documenti c’è Flow.

Il destinatario può consegnare in una cartella che non vede?

La richiesta gli apre la cartella di destinazione per consegnare. Non gli dà accesso al resto: vede la richiesta e il posto in cui caricare.

E i promemoria ricorrenti?

Per «ogni mese carica le presenze» ci sono i reminder di caricamento delle Notifiche cartella, con la checklist dei documenti attesi. La richiesta file è per una consegna precisa, con una scadenza.

Le altre funzionalità di Files

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