公司共享日历：如何创建并让它真正发挥作用

公司共享日历是团队用来查看会议、缺勤和共同事项的日历。要让它发挥作用，需要三件事：决定放什么内容、确定谁能看到什么，并把它与大家已在使用的日历关联起来。否则它只会变成又一个要手工更新的工具。

它有什么用

• 了解谁有空，不必逐个询问。
• 安排会议，免去无数条消息。
• 提前查看缺勤和休息安排，再决定是否接受新的安排。
• 协调各部门的共同截止日期和活动。

五步创建

1. 决定放什么内容：会议、缺勤、休息安排、项目截止日期。
2. 创建分开的日历，例如按部门或按会议室。
3. 确定谁能查看、谁能修改：多数人只读权限就够了。
4. 关联已有的日历，这样没有人需要重复录入。
5. 写几条简单的规则：事件如何命名、由谁更新。

谁该看到什么

并不需要每个人看到所有内容。团队往往只需要知道某人在忙，而不必知道和谁、为什么。请把需要共享的工作日历与可用时间分开，后者可以只显示“忙碌”。

如何与 Google 和 Outlook 关联

很多人已经在用某个日历。因此最好选择支持双向同步的工具：在一边创建的事件，也会出现在另一边。这样大家可以照常工作，公共日历也始终保持最新。

最常见的错误

• 把所有内容放进同一个日历：会变得难以阅读。
• 给所有人修改权限：事件被改了却没人知道。
• 重复录入：如果事件需要手工重写，很快就没人愿意做了。
• 标题含糊：“会议”二字对查看的人没有任何信息。

用 Kalendo 管理公司日历

Kalendo 是 Kamzan 面向团队的日历。您可以以只读或可编辑方式共享日历，并与 Google 和 Outlook 关联。借助“公司日历”扩展，团队可以看到谁在忙，但看不到事项的细节。需要与外部人员约定时间时，可以使用预约页面。