← Blog

Gemeinsamer Firmenkalender: so richten Sie ihn ein und machen ihn nutzbar

Team Kamzan

  • Kalendo
  • Organizzazione

Ein gemeinsamer Firmenkalender ist der Kalender, in dem das Team Besprechungen, Abwesenheiten und gemeinsame Termine sieht. Damit er funktioniert, braucht es drei Dinge: entscheiden, was hineingehört, festlegen, wer was sieht, und ihn mit den Kalendern verbinden, die die Leute bereits nutzen. Sonst wird er zum nächsten Werkzeug, das man von Hand pflegen muss.

Wozu er dient

  • Wissen, wer verfügbar ist, ohne alle anzuschreiben.
  • Besprechungen ansetzen ohne endlose Nachrichten.
  • Abwesenheiten und Schließzeiten sehen, bevor man einen Termin zusagt.
  • Abteilungen abstimmen bei gemeinsamen Fristen und Veranstaltungen.

So richten Sie ihn in 5 Schritten ein

  1. Entscheiden Sie, was hineingehört: Besprechungen, Abwesenheiten, Schließzeiten, Projektfristen.
  2. Legen Sie getrennte Kalender an, zum Beispiel pro Abteilung oder pro Besprechungsraum.
  3. Legen Sie fest, wer ansehen und wer ändern darf: Nur Lesen reicht den meisten.
  4. Verbinden Sie die vorhandenen Kalender, damit niemand etwas doppelt eintragen muss.
  5. Schreiben Sie wenige Regeln auf: wie Termine benannt werden und wer sie pflegt.

Wer was sehen soll

Nicht jeder muss alles sehen. Oft genügt dem Team die Information, dass jemand belegt ist, nicht mit wem und warum. Halten Sie die Arbeitskalender, die geteilt werden, getrennt von der Verfügbarkeit, die nur „belegt“ anzeigen kann.

So verbinden Sie ihn mit Google und Outlook

Viele Menschen nutzen bereits einen Kalender. Sinnvoll ist daher ein Werkzeug, das in beide Richtungen synchronisiert: Ein Termin, der auf der einen Seite angelegt wird, erscheint auch auf der anderen. So arbeiten die Leute weiter wie gewohnt, und der gemeinsame Kalender bleibt aktuell.

Die häufigsten Fehler

  • Alles in einen einzigen Kalender packen: Er wird unlesbar.
  • Allen Änderungsrechte geben: Termine ändern sich, ohne dass es jemand weiß.
  • Doppelte Eingaben: Wenn Termine von Hand neu geschrieben werden müssen, tut es bald niemand mehr.
  • Unklare Titel: „Besprechung“ sagt dem Betrachter nichts.

Der Firmenkalender mit Kalendo

Kalendo ist der Kalender von Kamzan für Teams. Sie können einen Kalender freigeben, schreibgeschützt oder mit Schreibrechten, und ihn mit Google und Outlook verbinden. Mit der Erweiterung Firmenkalender sieht das Team, wer belegt ist, nie die Details des Termins. Für Termine mit Externen gibt es Buchungsseiten.