Calendrier partagé d’entreprise : comment le créer et le faire fonctionner

Un calendrier partagé d’entreprise est le calendrier dans lequel l’équipe voit les réunions, les absences et les engagements communs. Pour qu’il fonctionne, il faut trois choses : décider de ce qu’on y met, établir qui voit quoi et le relier aux calendriers que les gens utilisent déjà. Sinon, il devient un énième outil à mettre à jour à la main.

À quoi il sert

• Savoir qui est disponible sans écrire à tout le monde.
• Fixer des réunions sans mille messages.
• Voir les absences et les fermetures avant de prendre un engagement.
• Coordonner les services sur les échéances et les événements communs.

Comment le créer en 5 étapes

1. Décidez de ce qu’on y met : réunions, absences, fermetures, échéances de projet.
2. Créez des calendriers séparés, par exemple par service ou par salle de réunion.
3. Établissez qui consulte et qui modifie : la lecture seule suffit à la plupart des personnes.
4. Reliez les calendriers existants, pour que personne n’ait à écrire deux fois.
5. Écrivez quelques règles : comment on nomme les événements et qui les met à jour.

Qui doit voir quoi

Il n’est pas nécessaire que tout le monde voie tout. Souvent, l’équipe a seulement besoin de savoir qu’une personne est occupée, pas avec qui ni pourquoi. Gardez séparés les calendriers de travail, qui se partagent, et la disponibilité, qui peut n’afficher que « occupé ».

Comment le relier à Google et Outlook

Beaucoup de personnes utilisent déjà un calendrier. Il vaut donc mieux un outil qui se synchronise dans les deux sens : un événement créé d’un côté apparaît aussi de l’autre. Ainsi, chacun continue à travailler comme d’habitude et le calendrier commun reste à jour.

Les erreurs les plus courantes

• Tout mettre dans un seul calendrier : il devient illisible.
• Donner à tous le droit de modifier : les événements changent sans que personne le sache.
• Doubles saisies : si les événements doivent être réécrits à la main, bientôt plus personne ne le fera.
• Titres peu clairs : « réunion » ne dit rien à celui qui regarde.

Le calendrier d’entreprise avec Kalendo

Kalendo est le calendrier de Kamzan pour les équipes. Vous pouvez partager un calendrier en lecture seule ou en écriture, et le relier à Google et Outlook. Avec l’extension Calendrier d’entreprise, l’équipe voit qui est occupé, jamais le détail de l’engagement. Pour fixer des rendez-vous avec l’extérieur, il y a les pages de réservation.