Calendário partilhado da empresa: como criá-lo e fazê-lo funcionar
Um calendário partilhado da empresa é o calendário em que a equipa vê reuniões, ausências e compromissos comuns. Para funcionar, são precisas três coisas: decidir o que lá entra, estabelecer quem vê o quê e ligá-lo aos calendários que as pessoas já usam. Caso contrário, torna-se mais uma ferramenta para atualizar à mão.
Para que serve
- Saber quem está disponível sem escrever a todos.
- Marcar reuniões sem mil mensagens.
- Ver ausências e encerramentos antes de assumir um compromisso.
- Coordenar os departamentos em prazos e eventos comuns.
Como criá-lo em 5 passos
- Decida o que lá entra: reuniões, ausências, encerramentos, prazos de projeto.
- Crie calendários separados, por exemplo por departamento ou por sala de reuniões.
- Estabeleça quem vê e quem altera: a leitura apenas basta à maioria das pessoas.
- Ligue os calendários existentes, para que ninguém tenha de escrever duas vezes.
- Escreva poucas regras: como se nomeiam os eventos e quem os atualiza.
Quem deve ver o quê
Não é preciso que todos vejam tudo. Muitas vezes, à equipa basta saber que uma pessoa está ocupada, não com quem nem porquê. Mantenha separados os calendários de trabalho, que se partilham, da disponibilidade, que pode mostrar apenas «ocupado».
Como ligá-lo ao Google e ao Outlook
Muitas pessoas já usam um calendário. Convém, por isso, uma ferramenta que sincronize nos dois sentidos: um evento criado de um lado aparece também do outro. Assim, as pessoas continuam a trabalhar como estão habituadas e o calendário comum mantém-se atualizado.
Os erros mais comuns
- Pôr tudo num único calendário: fica ilegível.
- Dar a todos permissão de alteração: os eventos mudam sem que ninguém o saiba.
- Registos duplicados: se os eventos têm de ser reescritos à mão, em breve ninguém o fará.
- Títulos pouco claros: «reunião» não diz nada a quem olha.
O calendário da empresa com o Kalendo
O Kalendo é o calendário da Kamzan para equipas. Pode partilhar um calendário só de leitura ou com permissão de escrita, e ligá-lo ao Google e ao Outlook. Com a extensão Calendário da empresa, a equipa vê quem está ocupado, nunca os detalhes do compromisso. Para marcar encontros com o exterior existem as páginas de marcação.
Alex