项目的规则在项目里

工作原理

1. 01

   开启工作区并设置规则

   三步：名称和关联客户，成员（人员或群组，附负责人），政策。带入其中的文件夹继承一切。

2. 02

   请求进入队列

   想在需要审批的地方下载、上传或删除的人留下附理由的请求。负责人在审批页面批准或拒绝，请求者收到答复。

3. 03

   阅知留有记录

   在“程序”文件夹上启用阅知：有访问权的人收到提醒，打开，确认。负责人看到谁确认了、谁没有，并可催促。

您能做什么

• 工作区概览

  文件、文件夹、大小、带角色的成员、最新文件和活动。若有文件夹来自外部或有人非成员却在访问，会有提示。

• 附理由的审批

  每个请求带有谁、什么、为什么、何时到期。已批准、已拒绝、已过期或已取消：状态得以保留。

• 按文件夹的通知

  四种类型——上传、阅知、下载、两者——发给所有人、选定的人或群组，应用内或邮件，由子文件夹继承。

• 到期与上传提醒

  会到期的文件——保单、证书——提前发出提醒。以及一次性、每周或每月的上传提醒：“5 日前上传出勤表”，无需任何人手写。

• 文档状态与自动化

  “草稿”、“审核中”、“已批准”：每个文件一个状态，状态变化时自动移动或通知。

• 活动动态

  已上传、已修改、已锁定、已共享、已评论：每个文件夹的历史，可按人员和操作类型筛选。

深入了解

协作

• 工作区

  客户 Marino 有十个分散的文件夹、三位同事在处理、一家只需阅读的外部事务所。工作区把它们放在一起：带角色的成员、对其中一切有效的规则、说明发生了什么的概览。订单结束时，关闭它。

• 文件夹通知

  客户上传报表：会计师立即知道。企业发布规章：每位员工确认已读，并留有记录。每月 5 日，尚未上传出勤表的人收到催促，附缺失清单。全部按文件夹，无需手写邮件。

• 活动

  您休假回来，客户的文件夹变了：谁上传了什么、谁移动了草稿、谁与外部事务所共享了、谁批准了。活动动态按顺序讲述，按文件夹或整个档案，带人员和操作类型筛选——如果您更喜欢早上读，还有邮件摘要。

让文档流转

• 文档流程

  “合同_v3_最终_已批准.docx”是一个写错地方的状态流程。有了文档流程，每个文件都有真正的状态——草稿、审核中、已批准、已发布——列表中有徽章，有谁在何时更改的历史，以及规则：从哪里可以到哪里、哪个状态锁定修改、哪个关闭。

• 审批

  发出前的报价、发布前的程序、归档前的纪要：向一位审核者“请求审批”——或多位，一个接一个。等待期间文件冻结；审核者批准，或写明缺什么后拒绝；如果无人回应，请求七天后自动过期。

• 文件请求

  十二个人的出勤表、新员工的身份证件、顾问的报告。文件请求说明向谁、什么、在哪里、何时之前；收到的人上传到正确的文件夹，您在仪表盘中看到谁提交了、谁在进行、谁缺——无需通过邮件追着任何人。

• 自动规则

  每个上传到“报价”的 PDF 带着水印和“待发送”标签出来，Marco 收到通知。每个进入“已批准”的文件被复制到“已发布”。自动规则自己按顺序做这些，并在记录中写下做了什么。