每个文件夹一条规则：事件、条件、动作
规则存在于文件夹上。触发它的事件：文件已上传、已修改、已重命名、其中任一、状态变化、所有人完成阅知。条件，全部或至少一个：文件类型——PDF、Word、Excel、图片、视频……——名称包含、上传者、文档状态。动作，按您添加的顺序执行：应用内通知、给选定收件人的邮件、设置状态、分配标签、应用水印——文本或查看者邮箱——设置 N 天后到期、复制到另一文件夹、锁定为只读。不依赖流程：与基本功能和其他已启用扩展独立工作。模板保存一系列规则并通过只询问空缺——哪个状态、哪些收件人——的向导应用到另一文件夹。
工作原理
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选择事件和文件夹
右键 → 自动化 → 新规则：“当文件上传到报价时”。
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添加条件
“如果是 PDF”和“如果名称包含‘报价’”。如果某个动作对这些类型永远无法执行——例如视频上的水印——Files 会提醒您。
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排列动作
水印、“待发送”标签、通知 Marco、30 天后到期。保存后，规则从此自动运行；执行记录说明什么在哪个文件上触发了。
规则在您未登录时也工作。记录说明它做了什么。
您能做什么
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六个事件
已上传、已修改、已重命名、三者任一、状态变化、所有收件人完成阅知。
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八个动作
通知、邮件、状态、标签、水印、到期、复制、锁定。按顺序，按您选择的次序。
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不属于任何人的锁定
规则设置的锁定不归上传者所有：只有管理规则的人能解除。当“已修改 → 锁定”规则将阻止所有后续修改时，Files 会提醒。
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带向导的模板
把“报价”的规则保存为模板并应用到“报价 2027”：预检列出缺什么——状态、收件人——并询问。
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执行记录
哪条规则、在哪个文件上、何时、结果如何，逐个动作。当某事没发生时，能看到原因。
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在该停的地方停
在归档文件夹上规则不触发；保险库中的文件不被触碰。规则尊重保护，不绕过它们。
常见问题
谁可以创建规则？
在文件夹上拥有“管理自动规则”权限的人。规则的动作对所有到达的文件有效，无论来自谁。
规则能移动文件吗？
它们复制到另一文件夹；移动会在无人决定的情况下改变谁能看到文件。要重新整理档案，有自动重组，带权限影响预览。
需要文档流程吗？
不需要。没有流程时，保留上传事件和不涉及状态的动作。有流程时，增加“状态变化”事件、状态条件和“设置状态”动作。
Files 的其他功能
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Alex