流程属于文件夹，状态属于文件
流程是带规则的有序状态列表：一个初始状态，为文件分配状态时预选；对每个状态，可以转到的状态——或不选时自由流转；锁定状态，文件对所有人变为只读，包括管理员，直到状态改变；一个最终状态，“已归档”，标记关闭。流程分配给文件夹，文件继承；每家企业有一个默认流程，可以创建其他，也可复制系统流程。每个状态可以绑定一封邮件——自动，或带确认和收件人选择。有了审批扩展，一个状态成为关卡：进入它会向审核者开启请求，决定后文件自动转为已批准或未批准。
工作原理
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设计流程
设置 → 文档状态：状态、颜色、初始、转换、哪些锁定、哪个是最终、哪个发邮件。或者复制系统流程并微调。
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分配给文件夹
右键 → 自动化 → 流程：“合同”遵循“草稿 → 审核 → 已批准 → 已归档”。其中的文件继承它，初始状态就绪。
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更改状态，就有事发生
从文件菜单：只显示从当前状态可达的状态。进入“已批准”时文件锁定并发送邮件；历史记录每次转换附谁和何时。
文档的状态不在文件名里。在文档里。
您能做什么
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锁定状态
“已批准”使文件对所有人只读，包括管理员：没人能不先退回审核就修改已批准的文档。
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转换
从草稿到审核，不到已发布。如果不定义转换，流程向后续状态自由流转。
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变更时邮件
自动，或带确认：选择收件人，添加显示在邮件中的备注，可取消。
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历史与权限
“查看状态历史”和“把文件退回先前状态”是访问级别中的不同权限。
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与自动规则和审批配合
规则可以在上传时设置状态或对状态变化作出反应；审批把一个状态变成向审核者的请求。
常见问题
使用流程需要审批吗？
不需要：流程自己就能工作——状态、锁定、邮件、历史。审批添加需要审核者点头的关卡状态。
文件夹上没有流程，文件能有状态吗？
能：从文件菜单分配状态时，从可用流程中选择。文件夹上有流程时，文件一出生就带初始状态。
谁更改状态？
在文件夹上有修改权限的人，在允许的转换范围内。退回是单独的权限，以免误重开已关闭的文档。
Files 的其他功能
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Alex