Um produto

Espaços de trabalho

As regras do projeto estão no projeto

Para o concurso é preciso que ninguém transfira sem a autorização do responsável; para o cliente é preciso saber quem leu o contrato. São regras do espaço de trabalho, não promessas verbais.

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Seis interruptores, e o espaço de trabalho comporta-se em conformidade

Transferência com aprovação, carregamento com aprovação, eliminação com aprovação, partilha externa bloqueada, marca de água automática, transferência desativada. Cada pedido vai para uma fila com quem o pediu, porquê, e expira sozinho após sete dias se ninguém responder. Por baixo, as notificações por pasta: quem deve ser avisado quando chega um ficheiro, quem tem de confirmar que o leu, por que canal.

Como funciona

  1. Abra o espaço de trabalho e ponha-lhe as regras

    Três passos: nome e cliente associado, membros (pessoas ou grupos, com quem é responsável), políticas. As pastas que lá levar herdam tudo.

  2. Os pedidos chegam a uma fila

    Quem quer transferir, carregar ou eliminar onde é precisa aprovação deixa um pedido com a justificação. O responsável aprova ou nega a partir da página Aprovações, e quem pediu recebe a resposta.

  3. A tomada de conhecimento fica escrita

    Numa pasta «Procedimentos» ativa a tomada de conhecimento: quem tem acesso recebe o aviso, abre, confirma. O responsável vê quem confirmou e quem não, e pode insistir.

Quem o transferiu, e quem disse que sim.

O que pode fazer

  • Visão geral do espaço de trabalho

    Ficheiros, pastas, tamanho, membros com papel, últimos ficheiros e atividades. Um aviso se uma pasta chegou de fora ou se alguém lhe acede sem ser membro.

  • Aprovações com justificação

    Cada pedido traz quem, o quê, porquê e quando expira. Aprovado, negado, expirado ou anulado: o estado fica.

  • Notificações por pasta

    Quatro tipos — carregamento, tomada de conhecimento, transferência, ambos — a todos, a pessoas escolhidas ou a grupos, na app ou por e-mail, herdados pelas subpastas.

  • Prazos e lembretes de carregamento

    Documentos que expiram — apólices, certificações — com o aviso que parte antes. E lembretes de carregamento únicos, semanais ou mensais: «até dia 5 carregue as presenças», sem que ninguém o escreva à mão.

  • Estado dos documentos e automatizações

    «Rascunho», «Em revisão», «Aprovado»: um estado por ficheiro e uma automatização que o move ou avisa quando muda.

  • Feed das atividades

    Carregado, alterado, bloqueado, partilhado, comentado: a história de cada pasta, filtrável por pessoa e tipo de ação.

Aprofundamentos

Trabalhar em conjunto

  • Espaços de trabalho

    O cliente Marino tem dez pastas dispersas, três colegas que trabalham nelas, um escritório externo que só deve ler. Um espaço de trabalho mantém-nas juntas: membros com um papel, regras que valem para tudo o que está lá dentro, uma visão geral que diz o que aconteceu. E quando a encomenda termina, fecha-se.

  • Notificações de pasta

    O cliente carrega o balanço: o contabilista sabe-o de imediato. A empresa publica o regulamento: cada colaborador confirma que o leu, e fica escrito. No dia 5 do mês, quem ainda não carregou as presenças recebe o lembrete, com a lista do que falta. Tudo por pasta, sem e-mails escritos à mão.

  • Atividades

    Volta de férias e a pasta do cliente mudou: quem carregou o quê, quem moveu o rascunho, quem partilhou com o escritório externo, quem aprovou. O feed das atividades conta-o por ordem, por pasta ou por todo o arquivo, com os filtros por pessoa e por tipo de ação — e um resumo por e-mail se preferir lê-lo de manhã.

Fazer circular os documentos

  • Percursos de documento

    «Contrato_v3_DEF_aprovado.docx» é um percurso de estados mal escrito. Com os Percursos de documento cada ficheiro tem um estado real — Rascunho, Em revisão, Aprovado, Publicado — com um distintivo na lista, o histórico de quem o mudou e quando, e as regras: de onde se pode ir para onde, que estado bloqueia as alterações, qual fecha.

  • Aprovação

    O orçamento antes de sair, o procedimento antes de o publicar, a ata antes de a arquivar: «Pedir aprovação» a um revisor — ou a vários, um após o outro. Na espera o ficheiro está congelado; o revisor aprova, ou rejeita escrevendo o que falta; se ninguém responder, o pedido expira sozinho após sete dias.

  • Pedido de ficheiros

    As presenças de doze pessoas, o documento de identidade do novo colaborador, o relatório do consultor. Um pedido de ficheiros diz a quem, o quê, onde e até quando; quem recebe carrega na pasta certa, e você vê num painel quem entregou, quem está em curso, quem falta — sem andar atrás de ninguém por e-mail.

  • Regras automáticas

    Cada PDF carregado em «Propostas» sai com a marca de água e a etiqueta «A enviar», e o Marco recebe uma notificação. Cada ficheiro que entra em «Aprovado» é copiado para «Publicados». As regras automáticas fazem-no sozinhas, por ordem, e escrevem no registo o que fizeram.

Perguntas frequentes

Quem aprova os pedidos?

Os responsáveis do espaço de trabalho, ou quem tem a permissão de aprovação no seu nível de acesso. Recebem uma notificação por cada pedido e veem a fila na página Aprovações.

A tomada de conhecimento tem valor?

Fica registada com utilizador, data e hora no registo de auditoria, que é escrito também em armazenamento não alterável. Para a entrega de procedimentos internos é o rasto necessário; para um contrato use o kSign.

Posso arquivar um espaço de trabalho terminado?

Sim: o espaço de trabalho fecha-se, as pastas passam a só leitura e continuam consultáveis. Reabre-se se o projeto recomeçar.

As outras funcionalidades do Files

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