一个能找到东西的档案，而不只是放东西

工作原理

1. 01

   创建一次结构

   文件夹层级不限，带图标和颜色。行之有效的结构——“客户 / 合同 / 发票 / 往来信函”——保存为模板，一键应用到下一个客户。

2. 02

   归入工作区

   工作区把一个客户或订单的文件夹、成员和规则放在一起。进入的人看到全貌：多少文件、多少文件夹、谁负责。

3. 03

   用搜索或图库找回

   搜索按名称、类型、标签、作者和日期筛选，包括回收站内。图片在图库中浏览，带文件夹封面和 AI 自动添加的标签。

您能做什么

• 谁有访问权，始终可见

  每个文件夹旁的头像和底部的“谁有访问权”横幅：人员、群组和角色，附继承标记。

• 结构模板

  把文件夹保存为模板并应用到别处：只有文件夹，没有文件，到第三个客户时不会有拼写错误。

• 标签、备注与看板

  文件和文件夹上的彩色标签、贴在需要处的备注，以及本周所有人都该看到的看板。

• 带封面的图库

  含图片的文件夹变成自动生成封面的相册；从那里选择并向客户发送 PDF。

• Excel 文件夹索引

  一个 XLSX，包含每个文件的路径、类型、大小、作者、日期、SHA-256 哈希、版本和共享：审计师要求的清单。

• 仪表盘与回收站

  收藏、最近、个人空间、共享和到期项的组件。回收站保留文件 30 天，并放回原处。

深入了解

赋予形式

• 文件夹结构模板

  “01 合同、02 文档、03 往来信函、04 发票”——发票下是“2025、2026”。到第三个客户时有人写成“发漂”。结构模板保存树并原样重新应用：文件夹和子文件夹，没有文件，没有拼写错误。

• 克隆结构

  “2025”文件夹有十二个月，每个带“收入”、“支出”、“银行”。2026 年不用重建：右键 → 克隆结构 → 目标。文件夹全在，空的，十秒钟。

• 自动重组

  从服务器或旧管理软件继承的档案：按扫描日期的文件夹，像“doc_0231”的名称。自动重组读取文件、理解它们是什么，并提出两三种排序方式——按客户和年度、按类型、按案卷。您并排看提议，选一个，三十天内可以反悔。

描述与查找

• 标签

  文件夹说明文件在哪里；标签说明它是什么、给谁、什么状态——一个文件可以有多个。企业的标签所有人都看到；您的个人标签只有您；按关键词的规则自动为到达的内容打标签：文本中有“发票”，文件上就有“发票”标签。

• 搜索字段

  标签说“发票”。字段说“金额：7,400 欧元”、“客户：Marino”、“文档日期：2026-03-12”——搜索理解它：大于、介于、早于。字段为整个企业定义一次，在文件上填写，在面板中或在选择上批量。

• 图库

  IMG_4021.jpg 什么也说明不了。图库把档案中的图片和视频作为图片展示：每个文件夹一张封面，勘查、展会、产品的树。您搜“有起重机的工地照片”就能找到，即使没人重命名过它。

• XLSX 文件夹索引

  您交付一个案卷的文档，希望留下记录里面有什么：名称、路径、大小、谁上传、何时、多少版本、与谁共享——以及每个文件的 SHA-256 指纹，证明那就是那个文件。一个 XLSX，右键生成。

空间与集合

• 个人空间

  还没准备好的草稿、笔记、工作所需的个人文件：个人空间是 Files 中只属于您的部分。它有独立配额，对其他任何人——包括管理员——都不可见，想展示的内容由您自己共享，给您决定的人。

• 看板

  档案有成千上万个文件；您这周用七个，加两个文件夹、管理软件的链接和一条提醒。看板把它们放在一起：随您命名的容器、可拖动的钉住项、写在那里的备注。它是您的，容器可以与和您一起工作的人共享。

• 邮件附件存档

  进入您 kMail 邮箱的每个附件都自动保存到您的 Files 个人空间，在一棵自动构建的树中：邮箱、发件人、会话。供应商的报价按供应商找回，而不是翻三月的邮件。