Extensión de Files
Borrador, en revisión, aprobado. Escrito en el archivo, no en el nombre.
«Contrato_v3_DEF_aprobado.docx» es un recorrido de estados mal escrito. Con los Recorridos de documento cada archivo tiene un estado real — Borrador, En revisión, Aprobado, Publicado — con una insignia en la lista, el historial de quién lo cambió y cuándo, y las reglas: desde dónde se puede ir a dónde, qué estado bloquea las modificaciones, cuál cierra.
El recorrido es de la carpeta, el estado del archivo
Un recorrido es una lista ordenada de estados con sus reglas: uno inicial, preseleccionado cuando asignas un estado a un archivo; para cada uno, los estados a los que se puede pasar — o flujo libre si no eliges ninguno; los estados que bloquean, en los que el archivo pasa a solo lectura para todos, administrador incluido, hasta que cambia de estado; uno final, «Archivado», que marca el cierre. El recorrido se asigna a la carpeta, los archivos lo heredan; existe uno predeterminado por empresa y se crean otros, duplicando también los de sistema. A cada estado se le puede vincular un correo — automático, o con confirmación y elección de destinatarios. Y con la extensión Aprobación, un estado se convierte en la puerta: entrar en él abre la solicitud a los revisores, y con la decisión el archivo pasa solo a Aprobado o No aprobado.
Cómo funciona
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Diseña el recorrido
Ajustes → Estados de documento: estados, colores, inicial, transiciones, cuáles bloquean, cuál es final, cuál envía el correo. O duplica el de sistema y retoca.
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Asígnalo a la carpeta
Botón derecho → Automatizaciones → Recorrido: «Contratos» sigue «Borrador → Revisión → Aprobado → Archivado». Los archivos de dentro lo heredan, con el estado inicial listo.
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Cambia de estado, y ocurre algo
Desde el menú del archivo: solo los estados alcanzables desde el actual. En «Aprobado» el archivo se bloquea y sale el correo; el historial guarda cada paso con quién y cuándo.
El estado del documento no está en el nombre del archivo. Está en el documento.
Qué puedes hacer
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Estados que bloquean
«Aprobado» pone el archivo en solo lectura para todos, administrador incluido: nadie retoca un documento aprobado sin devolverlo antes a revisión.
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Transiciones
De Borrador se va a Revisión, no a Publicado. Si no defines transiciones, el flujo es libre hacia los estados siguientes.
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Correo al cambiar
Automático, o con confirmación: eliges los destinatarios, añades una nota que aparece en el correo, puedes cancelar.
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Historial y permisos
«Ver el historial de estados» y «Devolver los archivos a estados anteriores» son permisos distintos en el nivel de acceso.
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Con Reglas automáticas y Aprobación
Una regla puede poner un estado al subir o reaccionar a un cambio de estado; la Aprobación convierte un estado en una solicitud a los revisores.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta la Aprobación para usar los recorridos?
No: los recorridos funcionan por sí solos — estados, bloqueos, correos, historial. La Aprobación añade el estado-puerta que pide el sí de un revisor.
¿Un archivo puede tener un estado sin recorrido en la carpeta?
Sí: al asignar un estado desde el menú del archivo eliges entre los recorridos disponibles. Con el recorrido en la carpeta, en cambio, los archivos nacen ya con el estado inicial.
¿Quién cambia los estados?
Quien tiene permiso de modificación sobre la carpeta, dentro de las transiciones permitidas. Volver atrás es un permiso aparte, para no reabrir por error un documento cerrado.
Las demás funcionalidades de Files
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Alex