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Extension de Files

Brouillon, en relecture, approuvé. Écrit sur le fichier, pas dans le nom.

« Contrat_v3_DEF_approuvé.docx » est un parcours d’états mal écrit. Avec les Parcours de documents, chaque fichier a un vrai état — Brouillon, En relecture, Approuvé, Publié — avec un badge dans la liste, l’historique de qui l’a changé et quand, et les règles : d’où on peut aller où, quel état bloque les modifications, lequel clôt.

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Le parcours est au dossier, l’état est au fichier

Un parcours est une liste ordonnée d’états avec leurs règles : un état initial, présélectionné quand vous attribuez un état à un fichier ; pour chacun, les états vers lesquels on peut passer — ou flux libre si vous n’en choisissez pas ; les états qui bloquent, où le fichier devient en lecture seule pour tous, administrateur compris, tant qu’il ne change pas d’état ; un état final, « Archivé », qui marque la clôture. Le parcours s’attribue au dossier, les fichiers en héritent ; il en existe un par défaut par entreprise et on en crée d’autres, en dupliquant aussi ceux du système. À chaque état on peut lier un e-mail — automatique, ou avec confirmation et choix des destinataires. Et avec l’extension Approbation, un état devient le portail : y entrer ouvre la demande aux relecteurs, et à la décision le fichier va tout seul en Approuvé ou Non approuvé.

Comment ça marche

  1. Dessinez le parcours

    Paramètres → États de document : états, couleurs, initial, transitions, lesquels bloquent, lequel est final, lequel envoie l’e-mail. Ou dupliquez celui du système et retouchez.

  2. Attribuez-le au dossier

    Clic droit → Automatisations → Parcours : « Contrats » suit « Brouillon → Relecture → Approuvé → Archivé ». Les fichiers dedans en héritent, avec l’état initial prêt.

  3. Changez d’état, et il se passe quelque chose

    Depuis le menu du fichier : seulement les états atteignables depuis l’actuel. En « Approuvé », le fichier se bloque et l’e-mail part ; l’historique garde chaque passage avec qui et quand.

L’état du document n’est pas dans le nom du fichier. Il est dans le document.

Ce que vous pouvez faire

  • États qui bloquent

    « Approuvé » rend le fichier en lecture seule pour tous, administrateur inclus : personne ne retouche un document approuvé sans le ramener d’abord en relecture.

  • Transitions

    De Brouillon on va en Relecture, pas en Publié. Si vous ne définissez pas de transitions, le flux est libre vers les états suivants.

  • E-mail au changement

    Automatique, ou avec confirmation : vous choisissez les destinataires, ajoutez une note qui apparaît dans le mail, pouvez annuler.

  • Historique et permissions

    « Voir l’historique des états » et « Ramener les fichiers à des états précédents » sont des permissions distinctes dans le niveau d’accès.

  • Avec Règles automatiques et Approbation

    Une règle peut mettre un état au chargement ou réagir à un changement d’état ; l’Approbation transforme un état en une demande aux relecteurs.

Questions fréquentes

Faut-il l’Approbation pour utiliser les parcours ?

Non : les parcours fonctionnent seuls — états, blocages, e-mails, historique. L’Approbation ajoute l’état-portail qui demande le oui d’un relecteur.

Un fichier peut-il avoir un état sans parcours sur le dossier ?

Oui : en attribuant un état depuis le menu du fichier, vous choisissez parmi les parcours disponibles. Avec le parcours sur le dossier, en revanche, les fichiers naissent déjà avec l’état initial.

Qui change les états ?

Celui qui a la permission de modification sur le dossier, dans les transitions autorisées. Revenir en arrière est une permission à part, pour ne pas rouvrir par erreur un document clos.

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