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Extensão do Files

Rascunho, em revisão, aprovado. Escrito no ficheiro, não no nome.

«Contrato_v3_DEF_aprovado.docx» é um percurso de estados mal escrito. Com os Percursos de documento cada ficheiro tem um estado real — Rascunho, Em revisão, Aprovado, Publicado — com um distintivo na lista, o histórico de quem o mudou e quando, e as regras: de onde se pode ir para onde, que estado bloqueia as alterações, qual fecha.

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O percurso é da pasta, o estado é do ficheiro

Um percurso é uma lista ordenada de estados com as suas regras: um inicial, pré-selecionado quando atribui um estado a um ficheiro; para cada um, os estados para os quais se pode passar — ou fluxo livre se não escolher nenhum; os estados que bloqueiam, em que o ficheiro passa a só leitura para todos, administrador incluído, até mudar de estado; um final, «Arquivado», que marca o fecho. O percurso atribui-se à pasta, os ficheiros herdam-no; existe um predefinido por empresa e criam-se outros, duplicando também os de sistema. A cada estado pode ligar-se um e-mail — automático, ou com confirmação e escolha dos destinatários. E com a extensão Aprovação, um estado torna-se o portão: entrar nele abre o pedido aos revisores, e na decisão o ficheiro vai sozinho para Aprovado ou Não aprovado.

Como funciona

  1. Desenhe o percurso

    Definições → Estados de documento: estados, cores, inicial, transições, quais bloqueiam, qual é final, qual envia o e-mail. Ou duplique o de sistema e retoque.

  2. Atribua-o à pasta

    Botão direito → Automatizações → Percurso: «Contratos» segue «Rascunho → Revisão → Aprovado → Arquivado». Os ficheiros dentro herdam-no, com o estado inicial pronto.

  3. Mude de estado, e acontece algo

    A partir do menu do ficheiro: só os estados alcançáveis a partir do atual. Em «Aprovado» o ficheiro bloqueia-se e parte o e-mail; o histórico guarda cada passagem com quem e quando.

O estado do documento não está no nome do ficheiro. Está no documento.

O que pode fazer

  • Estados que bloqueiam

    «Aprovado» torna o ficheiro só leitura para todos, administrador incluído: ninguém retoca um documento aprovado sem o repor antes em revisão.

  • Transições

    De Rascunho vai-se para Revisão, não para Publicado. Se não definir transições, o fluxo é livre para os estados seguintes.

  • E-mail na mudança

    Automático, ou com confirmação: escolhe os destinatários, acrescenta uma nota que aparece no e-mail, pode anular.

  • Histórico e permissões

    «Ver o histórico dos estados» e «Repor os ficheiros em estados anteriores» são permissões distintas no nível de acesso.

  • Com Regras automáticas e Aprovação

    Uma regra pode pôr um estado no carregamento ou reagir a uma mudança de estado; a Aprovação transforma um estado num pedido aos revisores.

Perguntas frequentes

É precisa a Aprovação para usar os percursos?

Não: os percursos funcionam sozinhos — estados, bloqueios, e-mails, histórico. A Aprovação acrescenta o estado-portão que pede o sim de um revisor.

Um ficheiro pode ter um estado sem percurso na pasta?

Sim: atribuindo um estado a partir do menu do ficheiro escolhe entre os percursos disponíveis. Com o percurso na pasta, pelo contrário, os ficheiros nascem já com o estado inicial.

Quem muda os estados?

Quem tem a permissão de alteração na pasta, dentro das transições permitidas. Voltar atrás é uma permissão à parte, para não reabrir por engano um documento fechado.

As outras funcionalidades do Files

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