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Extensión de Files

Cuando pasa X, si es Y, haz Z. Incluso cuando no estás.

Cada PDF subido a «Ofertas» sale con la marca de agua y la etiqueta «Por enviar», y Marco recibe una notificación. Cada archivo que entra en «Aprobado» se copia en «Publicados». Las reglas automáticas lo hacen solas, en orden, y escriben en el registro qué han hecho.

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Una regla por carpeta: evento, condiciones, acciones

Una regla vive en una carpeta. El evento que la dispara: un archivo subido, modificado, renombrado, cualquiera de estos, un cambio de estado, una lectura completada por todos. Las condiciones, todas o al menos una: tipo de archivo — PDF, Word, Excel, imagen, vídeo… — nombre que contiene, quién subió, estado del documento. Las acciones, ejecutadas en el orden en que las añades: aviso en la app, correo a destinatarios elegidos, fijar estado, asignar etiquetas, aplicar marca de agua — texto o correo de quien mira —, fijar caducidad en N días, copiar a otra carpeta, bloquear en solo lectura. No depende de los recorridos: funciona sola con las funciones base y con las demás extensiones activas. Las plantillas guardan una serie de reglas y las aplican a otra carpeta con un asistente que pregunta solo por los huecos — qué estado, qué destinatarios.

Cómo funciona

  1. Elige evento y carpeta

    Botón derecho → Automatizaciones → Nueva regla: «cuando se sube un archivo a Ofertas».

  2. Añade las condiciones

    «Si es un PDF» y «si el nombre contiene “oferta”». Files te avisa si una acción nunca podrá ejecutarse con esos tipos — la marca de agua en los vídeos, por ejemplo.

  3. Pon las acciones en fila

    Marca de agua, etiqueta «Por enviar», aviso a Marco, caducidad en 30 días. Guardas, y desde ese momento la regla funciona sola; el registro de ejecuciones dice qué se disparó en qué archivo.

La regla trabaja incluso cuando no estás conectado. El registro dice qué ha hecho.

Qué puedes hacer

  • Seis eventos

    Subido, modificado, renombrado, cualquiera de los tres, cambio de estado, lectura completada por todos los destinatarios.

  • Ocho acciones

    Aviso, correo, estado, etiquetas, marca de agua, caducidad, copia, bloqueo. En secuencia, en el orden que elijas.

  • Bloqueos que no son de nadie

    Un bloqueo puesto por una regla no está a nombre de quien subió: solo lo quita quien gestiona las reglas. Files avisa cuando una regla «modificado → bloquear» impedirá cualquier modificación posterior.

  • Plantillas con asistente

    Guarda las reglas de «Ofertas» como plantilla y aplícalas a «Ofertas 2027»: la comprobación previa enumera lo que falta — el estado, los destinatarios — y lo pide.

  • Registro de ejecuciones

    Qué regla, sobre qué archivo, cuándo, con qué resultado, acción por acción. Cuando algo no ha ocurrido, se ve por qué.

  • Se detiene donde debe

    En una carpeta archivada la regla no se dispara; un archivo en la caja fuerte no se toca. Las reglas respetan las protecciones, no las eluden.

Preguntas frecuentes

¿Quién puede crear reglas?

Quien tiene el permiso «Gestionar las reglas automáticas» sobre la carpeta. Las acciones de la regla valen para todos los archivos que llegan, de quien sea.

¿Las reglas pueden mover los archivos?

Copian a otra carpeta; mover cambiaría quién ve el archivo sin que nadie lo decida. Para reordenar un archivo está la Reorganización automática, con el impacto en los permisos en vista previa.

¿Hacen falta los Recorridos de documento?

No. Sin recorridos, quedan los eventos de subida y las acciones que no tienen que ver con los estados. Con los recorridos, se añaden el evento «cambio de estado», la condición sobre el estado y la acción «fijar estado».

Las demás funcionalidades de Files

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