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Extension de Files

Quand X arrive, si c’est Y, fais Z. Même quand vous n’êtes pas là.

Chaque PDF chargé dans « Offres » ressort avec le filigrane et l’étiquette « À envoyer », et Marco reçoit une notification. Chaque fichier qui entre en « Approuvé » est copié dans « Publiés ». Les règles automatiques le font toutes seules, dans l’ordre, et écrivent dans le registre ce qu’elles ont fait.

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Une règle par dossier : événement, conditions, actions

Une règle vit sur un dossier. L’événement qui la déclenche : un fichier chargé, modifié, renommé, n’importe lequel de ceux-ci, un changement d’état, une prise de connaissance complétée par tous. Les conditions, toutes ou au moins une : type de fichier — PDF, Word, Excel, image, vidéo… — nom qui contient, qui a chargé, état du document. Les actions, exécutées dans l’ordre où vous les ajoutez : notification dans l’application, e-mail à des destinataires choisis, définir l’état, attribuer des étiquettes, appliquer un filigrane — texte ou e-mail de celui qui regarde —, définir l’expiration dans N jours, copier dans un autre dossier, bloquer en lecture seule. Ne dépend pas des parcours : fonctionne seule avec les fonctions de base et avec les autres extensions actives. Les modèles enregistrent une série de règles et les appliquent à un autre dossier avec un assistant qui ne demande que les trous — quel état, quels destinataires.

Comment ça marche

  1. Choisissez événement et dossier

    Clic droit → Automatisations → Nouvelle règle : « quand un fichier est chargé dans Offres ».

  2. Ajoutez les conditions

    « Si c’est un PDF » et « si le nom contient “offre” ». Files vous avertit si une action ne pourra jamais s’exécuter avec ces types — le filigrane sur les vidéos, par exemple.

  3. Mettez les actions en file

    Filigrane, étiquette « À envoyer », notification à Marco, expiration dans 30 jours. Vous enregistrez, et dès ce moment la règle tourne toute seule ; le registre des exécutions dit ce qui s’est déclenché sur quel fichier.

La règle travaille même quand vous n’êtes pas connecté. Le registre dit ce qu’elle a fait.

Ce que vous pouvez faire

  • Six événements

    Chargé, modifié, renommé, n’importe lequel des trois, changement d’état, prise de connaissance complétée par tous les destinataires.

  • Huit actions

    Notification, e-mail, état, étiquettes, filigrane, expiration, copie, blocage. En séquence, dans l’ordre que vous choisissez.

  • Des blocages qui ne sont à personne

    Un blocage posé par une règle n’est pas au nom de celui qui a chargé : seul celui qui gère les règles le retire. Files avertit quand une règle « modifié → bloquer » empêchera toute modification ultérieure.

  • Modèles avec assistant

    Enregistrez les règles d’« Offres » comme modèle et appliquez-les à « Offres 2027 » : le contrôle préalable liste ce qui manque — l’état, les destinataires — et le demande.

  • Registre des exécutions

    Quelle règle, sur quel fichier, quand, avec quel résultat, action par action. Quand quelque chose n’est pas arrivé, on voit pourquoi.

  • S’arrête là où il faut

    Sur un dossier archivé, la règle ne se déclenche pas ; un fichier au coffre-fort n’est pas touché. Les règles respectent les protections, ne les contournent pas.

Questions fréquentes

Qui peut créer des règles ?

Celui qui a la permission « Gérer les règles automatiques » sur le dossier. Les actions de la règle valent pour tous les fichiers qui arrivent, de qui que ce soit.

Les règles peuvent-elles déplacer les fichiers ?

Elles copient dans un autre dossier ; le déplacement changerait qui voit le fichier sans que personne ne le décide. Pour réordonner une archive, il y a la Réorganisation automatique, avec l’impact sur les permissions en aperçu.

Faut-il les Parcours de documents ?

Non. Sans parcours, il reste les événements de chargement et les actions qui ne concernent pas les états. Avec les parcours, s’ajoutent l’événement « changement d’état », la condition sur l’état et l’action « définir l’état ».

Les autres fonctionnalités de Files

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