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Extensão do Files

Quando acontece X, se for Y, faz Z. Mesmo enquanto não está.

Cada PDF carregado em «Propostas» sai com a marca de água e a etiqueta «A enviar», e o Marco recebe uma notificação. Cada ficheiro que entra em «Aprovado» é copiado para «Publicados». As regras automáticas fazem-no sozinhas, por ordem, e escrevem no registo o que fizeram.

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Uma regra por pasta: evento, condições, ações

Uma regra vive numa pasta. O evento que a dispara: um ficheiro carregado, alterado, com nome mudado, qualquer um destes, uma mudança de estado, uma tomada de conhecimento concluída por todos. As condições, todas ou pelo menos uma: tipo de ficheiro — PDF, Word, Excel, imagem, vídeo… — nome que contém, quem carregou, estado do documento. As ações, executadas pela ordem em que as acrescenta: notificação na app, e-mail a destinatários escolhidos, definir estado, atribuir etiquetas, aplicar marca de água — texto ou e-mail de quem olha —, definir expiração daqui a N dias, copiar para outra pasta, bloquear em só leitura. Não depende dos percursos: funciona sozinha com as funções base e com as outras extensões ativas. Os modelos guardam uma série de regras e aplicam-nas a outra pasta com um assistente que pergunta só as lacunas — que estado, que destinatários.

Como funciona

  1. Escolha evento e pasta

    Botão direito → Automatizações → Nova regra: «quando um ficheiro é carregado em Propostas».

  2. Acrescente as condições

    «Se for um PDF» e «se o nome contiver “proposta”». O Files avisa-o se uma ação nunca se poderá executar com esses tipos — a marca de água nos vídeos, por exemplo.

  3. Ponha as ações em fila

    Marca de água, etiqueta «A enviar», notificação ao Marco, expiração daqui a 30 dias. Guarda, e a partir desse momento a regra corre sozinha; o registo das execuções diz o que disparou em que ficheiro.

A regra trabalha mesmo quando não está ligado. O registo diz o que fez.

O que pode fazer

  • Seis eventos

    Carregado, alterado, nome mudado, qualquer um dos três, mudança de estado, tomada de conhecimento concluída por todos os destinatários.

  • Oito ações

    Notificação, e-mail, estado, etiquetas, marca de água, expiração, cópia, bloqueio. Em sequência, pela ordem que escolher.

  • Bloqueios que não são de ninguém

    Um bloqueio posto por uma regra não está em nome de quem carregou: retira-o só quem gere as regras. O Files avisa quando uma regra «alterado → bloqueia» impedirá qualquer alteração posterior.

  • Modelos com assistente

    Guarde as regras de «Propostas» como modelo e aplique-as a «Propostas 2027»: a verificação prévia lista o que falta — o estado, os destinatários — e pede-o.

  • Registo das execuções

    Que regra, em que ficheiro, quando, com que resultado, ação a ação. Quando algo não aconteceu, vê-se porquê.

  • Para onde deve

    Numa pasta arquivada a regra não dispara; um ficheiro no cofre não é tocado. As regras respeitam as proteções, não as contornam.

Perguntas frequentes

Quem pode criar regras?

Quem tem a permissão «Gerir as regras automáticas» na pasta. As ações da regra valem para todos os ficheiros que chegam, de quem quer que seja.

As regras podem mover os ficheiros?

Copiam para outra pasta; a movimentação mudaria quem vê o ficheiro sem que ninguém o decidisse. Para reordenar um arquivo há a Reorganização automática, com o impacto nas permissões em pré-visualização.

São precisos os Percursos de documento?

Não. Sem percursos, ficam os eventos de carregamento e as ações que não dizem respeito aos estados. Com os percursos, acrescentam-se o evento «mudança de estado», a condição sobre o estado e a ação «definir estado».

As outras funcionalidades do Files

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