Registro de formación de empleados: cómo mantenerlo en orden, con plantilla

El registro de formación de empleados es la lista de los cursos que ha realizado cada empleado, con fechas, horas, certificados y caducidades. Mantenerlo en orden significa encontrar enseguida quién ha hecho qué y darse cuenta a tiempo de lo que hay que renovar. Basta una fila por cada curso, rellenada siempre de la misma manera.

Qué escribir en el registro

• Empleado: nombre y apellidos, escritos siempre igual.
• Curso: un único nombre para el mismo curso.
• Entidad: quien ha organizado la formación.
• Modalidad: aula, webinar, e-learning o mixta.
• Fecha y horas: cuándo se realizó y cuánto duró.
• Certificado: si se ha recibido y dónde se guarda.
• Caducidad: cuándo hay que renovarlo, si procede.

Cómo organizarlo

1. Elige un solo lugar: un archivo o una herramienta, no uno por departamento.
2. Usa nombres fijos: «Primeros auxilios» no debe convertirse en «curso PA» en la fila siguiente.
3. Regístralo enseguida: después de cada curso, no a final de año.
4. Guarda los certificados en una única carpeta, con el mismo nombre del curso.
5. Decide quién actualiza el registro y quién lo revisa.

Cómo seguir las caducidades

La caducidad solo sirve si alguien la mira a tiempo. Fija un aviso, por ejemplo 60 días, y revisa el registro cada mes. En nuestra plantilla el estado pasa solo a Válido, Por caducar o Caducado.

Qué cursos son necesarios y cada cuánto hay que renovarlos depende de tu sector y de tu papel en la empresa: por eso, consulta a quien se ocupe de la seguridad o de la formación.

Los errores más comunes

• El mismo curso con tres nombres distintos: las cuentas no salen.
• Certificados en el correo de alguien: cuando hacen falta, nadie los encuentra.
• Revisar las caducidades una vez al año: ya es tarde.
• Varios archivos que unir a mano: basta una versión equivocada para perder datos.

Por dónde empezar

Puedes empezar con la plantilla de registro de formación en Excel, gratuita y sin registro. Cuando los empleados y los cursos aumentan, Formatika guarda cursos y certificados en un solo lugar, muestra quién va retrasado con los recordatorios automáticos y te evita rehacer las cuentas a mano.