Registo de formação dos colaboradores: como o manter em ordem, com modelo

O registo de formação é a lista dos cursos frequentados por cada colaborador, com datas, horas, certificados e validades. Mantê-lo em ordem significa encontrar logo quem fez o quê e dar conta a tempo do que é preciso renovar. Basta uma linha por curso, preenchida sempre da mesma forma.

O que escrever no registo

• Colaborador: nome e apelido, escritos sempre da mesma maneira.
• Curso: um nome único para o mesmo curso.
• Entidade: quem organizou a formação.
• Modalidade: presencial, webinar, e-learning ou misto.
• Data e horas: quando se realizou e quanto durou.
• Certificado: se foi recebido e onde se encontra.
• Validade: quando tem de ser renovado, se for o caso.

Como o organizar

1. Escolha um só local: um ficheiro ou uma ferramenta, não um por departamento.
2. Use nomes fixos: «Primeiros socorros» não deve passar a «curso PS» na linha seguinte.
3. Registe logo: depois de cada curso, não no fim do ano.
4. Guarde os certificados numa única pasta, com o mesmo nome do curso.
5. Decida quem atualiza o registo e quem o verifica.

Como acompanhar as validades

A validade só serve se alguém a vir a tempo. Defina um aviso, por exemplo 60 dias, e verifique o registo todos os meses. No nosso modelo, o estado passa sozinho a Válido, A expirar ou Expirado.

Quais os cursos necessários e de quanto em quanto tempo devem ser renovados depende do seu setor e da sua função na empresa: por isso, pergunte a quem trata da segurança ou da formação.

Os erros mais comuns

• O mesmo curso com três nomes diferentes: as contas não batem certo.
• Certificados no e-mail de alguém: quando são precisos, ninguém os encontra.
• Verificar as validades uma vez por ano: já é tarde.
• Vários ficheiros para juntar à mão: basta uma versão errada para perder dados.

Por onde começar

Pode começar pelo modelo de registo de formação em Excel, gratuito e sem registo. Quando os colaboradores e os cursos aumentam, o Formatika guarda cursos e certificados num só lugar, mostra quem está atrasado com os lembretes automáticos e evita-lhe refazer as contas à mão.