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Erweiterung von Files

Der rote Kreis auf dem Plan, ohne ihn zu drucken

Der zu prüfende Vertragsentwurf, der Plan mit dem zu markierenden Fehler, das mit «Genehmigt» zu stempelnde Angebot: Man öffnet das PDF in Files und zeichnet darüber — Stift, Textmarker, Text, Pfeile, Formen, Stempel, Notizen. Dann speichert man: auf dem Original, als neue Version, oder auf einer Kopie.

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Über dem Text, nicht darin

Die Annotation zeichnet eine Ebene über die Seite: Der Text des PDF ändert sich nicht. Das ist der Unterschied zu «PDF bearbeiten», das den Text mit OnlyOffice neu schreibt — und tatsächlich lässt sich ein bereits annotiertes PDF nicht im Texteditor öffnen, weil das Neuschreiben der Zeilen Unterschriften und Stempel verschieben würde. Die Annotationen werden im PDF selbst gespeichert, also sieht sie jeder, der es öffnet, mit Files oder einem anderen Reader. Das Speichern auf dem Original erstellt eine Version und erlaubt mehreren Personen, abwechselnd zu annotieren; das Speichern auf einer Kopie lässt das Original unberührt.

So funktioniert es

  1. In Annotation öffnen

    «PDF annotieren» aus dem Dateimenü. Die Werkzeuge sind in der Leiste: Stift, Textmarker, Text, Formen, Pfeile, Stempel, Notizen.

  2. Markieren Sie, was nötig ist

    Sie kreisen die falsche Stelle ein, heben die Klausel hervor, schreiben «prüfen» an den Rand, setzen den Stempel «Entwurf».

  3. Speichern: Original oder Kopie

    Auf dem Original, als neue Version — so annotiert der Kollege nach Ihnen — oder auf einer Kopie, wenn das Original sauber bleiben soll.

Das PDF wird auf dem Bildschirm markiert und bleibt für alle markiert.

Was Sie tun können

  • Vollständige Werkzeuge

    Freihandstift, Textmarker, Textfelder, Rechtecke und Kreise, Pfeile, Stempel, Popup-Notizen.

  • Im PDF gespeichert

    Die Annotationen sind PDF-Standard: Auch wer die Datei außerhalb von Files öffnet, sieht sie.

  • Version oder Kopie

    Zwei Arten zu speichern, vorher angesagt: «Auf der Originaldatei speichern — erlaubt die kollaborative Bearbeitung» oder «Kopie erstellen».

  • Schloss während der Arbeit

    Während Sie annotieren, gehört die Datei Ihnen: Niemand überschreibt sie. Beim Schließen fällt das Schloss.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zu PDF bearbeiten?

Annotation zeichnet darüber: Der Text ändert sich nicht. PDF bearbeiten schreibt den Text neu, fügt Seiten hinzu und entfernt sie. Für eine Durchsicht braucht es das Erste; um einen Satz zu korrigieren das Zweite.

Kann ich eine Annotation später entfernen?

Ja, indem Sie in Annotation erneut öffnen und sie löschen; das Speichern erstellt eine weitere Version. Und die Version ohne Annotationen bleibt im Verlauf.

Braucht man eine Berechtigung?

«Kann PDFs annotieren» in der Zugriffsstufe. Wer sie nicht hat, sieht das PDF in der Vorschau, Annotationen eingeschlossen.

Die anderen Funktionen von Files

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