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Die Datei von gestern ist noch da, unter der von heute
Jemand hat über das richtige Angebot gespeichert. Die neu hochgeladene Preisliste hatte die falsche Spalte. Der in OnlyOffice korrigierte Vertrag hat einen Artikel verloren. In Files ist keines davon ein Problem: Jedes Mal, wenn sich der Inhalt einer Datei ändert, bleibt der vorherige im Verlauf, mit Nummer, Datum und Größe. Er wird heruntergeladen, an seinen Platz zurückgelegt.
Es ist keine Funktion zum Aktivieren: Es passiert einfach
Die Version entsteht von selbst, egal woher die Änderung kommt: ein Upload mit demselben Namen, ein Speichern im kollaborativen Editor oder im Text-Editor, ein annotiertes oder korrigiertes PDF, eine vom Desktop lokal geöffnete und wieder geschlossene Datei. Bevor Files die neuen Bytes schreibt, legt es die alten beiseite — verschlüsselt wie der Rest des Archivs. Der Verlauf liegt in den Dateidetails, Reiter «Versionen»: Ihn sieht, wer die Berechtigung «Versionsverlauf» in seiner Zugriffsstufe hat, die anderen sehen ihn nicht einmal. Und die Wiederherstellung wirft nichts weg: Der aktuelle Zustand wird seinerseits zu einer Version, sodass man auch vom Zurückgehen zurückgehen kann.
So funktioniert es
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Öffnen Sie die Details, Reiter «Versionen»
Die Liste ab der neuesten: «Version 4 · 1,2 MB · 12. März, 16:40». Die Anzahl der Versionen erscheint auch im Reiter Details, neben der Größe.
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Laden Sie die herunter, die Sie brauchen
Jede Version wird für sich heruntergeladen, ohne die aktuelle Datei zu berühren: um sie auf Ihrem Computer zu vergleichen oder dem Kunden die zu schicken, die er signiert hatte.
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Stellen Sie wieder her, und die aktuelle landet im Verlauf
«Diese Version wiederherstellen»: Der Inhalt wird wieder dieser, die Datei behält Name, Berechtigungen und Freigaben, und wer vom Desktop synchronisiert, erhält die Änderung wie alle anderen.
Überschreiben ist nicht mehr löschen.
Was Sie tun können
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Von jedem Weg
Upload mit demselben Namen, Office- und Text-Editor, Annotation, Ausfüllen und Bearbeiten von PDFs, Speichern vom Desktop, Zwilling des Anonymisierers: Alles erzeugt eine Version.
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Eine Berechtigung, keine Erweiterung
«Versionsverlauf» ist ein Punkt der Zugriffsstufe, Ordner für Ordner. Der externe Mitarbeiter arbeitet an der Datei, ohne zu sehen, was vorher da war.
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90 Tage, oder so viele, wie nötig
Jedes Unternehmen hat seine eigene Aufbewahrungsdauer für Versionen: standardmäßig 90 Tage, sichtbar in den Einstellungen, auf Anfrage vom Anbieter änderbar — auch ohne Ablauf.
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Respektiert das Schloss
Wenn jemand die Datei im Editor oder vom Desktop geöffnet hat, wartet die Wiederherstellung: Die laufende Arbeit eines Kollegen wird nicht überschrieben.
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Im Tresor schaut man, fasst aber nicht an
Die Versionen eines im Tresor eingeschlossenen Dokuments werden bei geöffnetem Tresor aufgelistet und heruntergeladen, aber nicht wiederhergestellt: Eine eingeschlossene Datei ändert sich nicht.
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Im Index gezählt
Der Ordnerindex in Excel gibt an, wie viele Versionen jede Datei hat: Der Prüfer weiß, wie oft ein Dokument umgeschrieben wurde, ohne es zu öffnen.
Häufige Fragen
Belegen die Versionen Speicherplatz?
Ja, jede Version ist eine vollständige, verschlüsselte Datei. Deshalb gibt es die Aufbewahrungsdauer: Nach den eingestellten Tagen werden die alten Versionen vom Server gelöscht, die aktuelle Datei nicht.
Kann ich zwei Versionen vergleichen?
Nicht innerhalb von Files: Sie werden heruntergeladen und mit dem Programm verglichen, das Sie nutzen. Für Word-Dokumente verfolgt die Überarbeitungsfunktion von OnlyOffice im kollaborativen Editor die Änderungen beim Schreiben.
Sind Papierkorb und Versionen dasselbe?
Nein. Der Papierkorb behält gelöschte Dateien 30 Tage; die Versionen behalten den vorherigen Inhalt einer Datei, die es noch gibt. Eine gelöschte Datei nimmt ihren Verlauf mit.
Und wenn die Datei unter Aufbewahrungspflicht steht?
Ein Dokument mit Aufbewahrungssperre wird bis zum festgelegten Datum weder ersetzt noch wiederhergestellt: Die gültige Version ist die geschützte.
Die anderen Funktionen von Files
Bringen Sie die Dateien Ihres Unternehmens in die Cloud
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Alex