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Erweiterung von Files

Die Diskussion hängt am Dokument

«Haben wir Klausel 4 nun geändert?» — im Chat gefragt, geht es verloren; als Kommentar auf dem Vertrag geschrieben, bleibt es dort mit der Antwort, der Reaktion und wer es gelesen hat. Die Kommentare liegen auf der Datei oder dem Ordner, mit Erwähnungen, die benachrichtigen, Threads, die Ordnung halten, und einem Zähler für Ungelesene.

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Wer wen sieht, entscheidet die Zugriffsstufe

Wie der Autor eines Kommentars angezeigt wird, entscheiden die Berechtigungen auf dem Ordner, nicht eine feste Liste: voller Name, nur die Initialen oder «Ein Nutzer» für den, der nicht wissen soll, wer geschrieben hat — ein externer Kunde, der die Kommentare der Prüfer sieht, zum Beispiel. Dieselbe Logik für die Reaktionen: Wer die Berechtigung hat, sieht die Namen, die anderen nur die Zahl. Ein Kommentar lässt sich an einen Kreis richten — eine Gruppe oder einzelne Personen — und dann sehen ihn nur diese, nicht einmal die Administratoren; wer keine Berechtigung zum Schreiben hat, kann trotzdem auf die antworten, die er erhält. Den eigenen Kommentar nach dem Senden zu ändern und die der anderen zu löschen sind eigene Berechtigungen; der eigene lässt sich immer löschen. Neben einem Nur-Lese-Dokument bleiben die Kommentare lesbar, werden aber nicht geschrieben.

So funktioniert es

  1. Kommentieren Sie die Datei oder den Ordner

    Aus dem Panel Kommentare: schreiben, mit @ erwähnen, die Frage an das richtige Dokument heften. Wer erwähnt wird, erhält die Benachrichtigung; die anderen mit Zugang lesen sie beim Öffnen.

  2. Antworten Sie im Thread, reagieren Sie

    Die Antworten stehen unter dem Kommentar, die Reaktionen daneben. Der Zähler der Ungelesenen in der Liste sagt, wo es etwas Neues gibt.

  3. Privat, wenn nötig

    Wählen Sie den Kreis — «nur Recht», «nur Sara und Marco» — und den Kommentar sehen nur sie. Nützlich für die interne Notiz auf einer Datei, die auch der Kunde sieht.

Die Frage zum Dokument stellt man auf dem Dokument.

Was Sie tun können

  • Name, Initialen oder anonym

    Drei Darstellungen des Autors, nach Zugriffsstufe gewählt. Der Kunde sieht «Ein Nutzer», der Kollege sieht «Sara Colombo».

  • Private Kreise

    An eine Gruppe oder gewählte Personen: Nur sie sehen und erhalten die Benachrichtigung. Niemand sonst, Administratoren eingeschlossen.

  • Benachrichtigung an wen Sie wählen

    Neben den Erwähnungen können Sie wählen, wen Sie benachrichtigen: Die anderen erhalten nichts, lesen aber, wenn sie Zugang haben.

  • Feine Berechtigungen

    Schreiben, privat schreiben, eigene ändern, fremde löschen, sehen, wer reagiert hat: fünf Berechtigungen unter «Kommentare sehen».

  • Mit Genehmigungen und Status

    Eine Ablehnung in der Genehmigung kann einen Pflichtkommentar verlangen; ein Statuswechsel wird im selben Thread kommentiert.

Häufige Fragen

Sieht man die Kommentare über öffentliche Links?

Nein: Die Kommentare sind für die mit Zugang in Files. Um die Meinung eines Externen einzuholen, gibt es die Kenntnisnahme mit Erklärung oder den Zugang als Gast.

Kann ich einen Kommentar nach dem Senden ändern?

Wenn Sie die Berechtigung «Eigene Kommentare ändern» haben. Ohne bleibt ein veröffentlichter Kommentar, wie er ist, und lässt sich nur löschen — die richtige Wahl, wo Kommentare als Protokoll dienen.

Liest der Administrator die privaten Kommentare?

Nein. Der Kreis ist der Kreis: Wer nicht drin ist, sieht sie nicht, welche Rolle er auch hat.

Die anderen Funktionen von Files

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