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Erweiterung von Files

Das richtige Briefpapier, ohne die letzte Version zu suchen

In jedem Unternehmen kursiert eine «Briefpapier_v3_FINAL_ok.docx» per E-Mail. Mit Unternehmensdokumente leben die Vorlagen an einem Ort: Wer einen Brief schreiben muss, macht «Neu aus Vorlage» im Kundenordner, und das Dokument entsteht schon formatiert, bereit im Online-Editor.

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Die Vorlagen liegen außerhalb des Archivs

Eine Vorlage ist keine Datei unter Dateien: Sie hat ihren eigenen, getrennt verschlüsselten Bereich, erscheint nicht im Browser, im Papierkorb, in der Suche. Sie lädt hoch, wer das Privileg «Unternehmensdokumente verwalten» hat — in Einstellungen → Unternehmensdokumente — im Word-Format, .docx oder .dotx, dem Format, in dem ein Briefpapier fast immer entsteht. «Aus Vorlage erstellen» macht eine echte Kopie im gewählten Ordner: eine neue Datei, mit ihren Versionen und Berechtigungen, die sich im kollaborativen Editor öffnet. Die Vorlage bleibt intakt für den Nächsten.

So funktioniert es

  1. Laden Sie die Vorlagen hoch

    Einstellungen → Unternehmensdokumente: Briefpapier, Auftragsschreiben, Sitzungsprotokoll. Word .docx oder .dotx, mit Name und Beschreibung.

  2. Neu aus Vorlage

    Im Kundenordner: «Neu» → «Aus Vorlage» → wählen. Files erstellt die Kopie dort, mit dem Namen, den Sie geben, und öffnet sie im Editor.

  3. Schreiben Sie, und die Vorlage bleibt unberührt

    Sie bearbeiten das neue Dokument wie jedes andere. Ändert sich das Briefpapier, wird die Vorlage in den Einstellungen ersetzt: Von da an entstehen neue Dokumente.

Die Vorlage wird einmal hochgeladen. Das Dokument entsteht jedes Mal.

Was Sie tun können

  • Word .docx und .dotx

    Das Word-Vorlagenformat wird als solches akzeptiert, damit die Konvertierung für den Editor es richtig behandelt.

  • Ein Privileg zum Verwalten, alle zum Nutzen

    Vorlagen hochladen und ersetzen gehört zum Typ — ein Manager, das Sekretariat. Ein Dokument daraus zu erstellen kann jeder, der im Ordner schreiben kann.

  • Außerhalb von Browser, Papierkorb, Suche

    Die Vorlagen werden nicht versehentlich mit einem Ordner gelöscht und verstopfen nicht die Ergebnisse: Sie sind an ihrem eigenen Ort.

  • Erfordert den kollaborativen Editor

    Um das aus der Vorlage erstellte Dokument online zu bearbeiten. Ohne Editor wird die Kopie heruntergeladen und in Word bearbeitet.

Häufige Fragen

Kann ich verschiedene Vorlagen pro Abteilung haben?

Ja: Sie laden so viele Vorlagen hoch, wie nötig — Briefpapier Vertrieb, Recht, HR — und wer erstellt, wählt aus der Liste. Es gibt keine Grenze pro Abteilung.

Bleibt das erstellte Dokument mit der Vorlage verbunden?

Nein: Es ist eine unabhängige Kopie. Die Vorlage später zu ändern, ändert die schon erstellten Dokumente nicht — das ist, was man von einem schon verschickten Brief will.

Funktioniert es auch mit Excel und PowerPoint?

Heute sind die Vorlagen Word-Dokumente. Für wiederkehrende Tabellen und Präsentationen ist der Weg ein Ordner «Vorlagen» mit Nur-Lese-Berechtigung und «Duplizieren».

Die anderen Funktionen von Files

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