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Extension de Files

La discussion reste accrochée au document

« Mais la clause 4, on l’a changée ? » — demandé dans un chat, ça se perd ; écrit en commentaire sur le contrat, ça reste là avec la réponse, la réaction et qui l’a lu. Les commentaires sont sur le fichier ou le dossier, avec des mentions qui préviennent, des fils qui gardent l’ordre et un compteur de non lus.

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Qui voit qui, décidé par le niveau d’accès

La façon dont l’auteur d’un commentaire est affiché, ce sont les permissions sur le dossier qui la décident, pas une liste fixe : nom complet, seulement les initiales, ou « Un utilisateur » pour celui qui ne doit pas savoir qui a écrit — un client externe qui voit les commentaires des relecteurs, par exemple. Même logique pour les réactions : celui qui a la permission voit les noms, les autres seulement le nombre. Un commentaire peut s’adresser à un cercle — un groupe ou des personnes — et alors seuls eux le voient, pas même les administrateurs ; celui qui n’a pas la permission d’en écrire peut quand même répondre à ceux qu’il reçoit. Modifier son propre commentaire après l’envoi et supprimer ceux des autres sont des permissions à part ; le sien se supprime toujours. À côté d’un document en lecture seule, les commentaires restent lisibles mais ne s’écrivent pas.

Comment ça marche

  1. Commentez le fichier ou le dossier

    Depuis le panneau Commentaires : écrivez, mentionnez avec @, attachez la question au bon document. Celui qui est mentionné reçoit la notification ; les autres avec accès le lisent quand ils ouvrent.

  2. Répondez dans le fil, réagissez

    Les réponses sont sous le commentaire, les réactions à côté. Le compteur de non lus dans la liste dit où il y a du nouveau.

  3. Privé, s’il le faut

    Choisissez le cercle — « seulement Juridique », « seulement Sara et Marco » — et le commentaire, eux seuls le voient. Utile pour la note interne sur un fichier que le client voit aussi.

La question sur le document se pose sur le document.

Ce que vous pouvez faire

  • Nom, initiales ou anonyme

    Trois rendus de l’auteur, choisis par niveau d’accès. Le client voit « Un utilisateur », le collègue voit « Sara Colombo ».

  • Cercles privés

    À un groupe ou à des personnes choisies : eux seuls voient et reçoivent la notification. Personne d’autre, administrateurs compris.

  • Notification à qui vous choisissez

    En plus des mentions, vous pouvez choisir qui prévenir : les autres ne reçoivent rien mais lisent s’ils ont accès.

  • Permissions fines

    Écrire, écrire en privé, modifier les siens, supprimer ceux des autres, voir qui a réagi : cinq permissions sous « Voir les commentaires ».

  • Avec approbations et états

    Un refus en approbation peut exiger un commentaire obligatoire ; un changement d’état se commente dans le même fil.

Questions fréquentes

Les commentaires se voient-ils depuis les liens publics ?

Non : les commentaires sont pour ceux qui ont accès dans Files. Pour recueillir l’avis d’un externe, il y a la prise de connaissance avec déclaration, ou l’accès en tant qu’Invité.

Puis-je modifier un commentaire après l’avoir envoyé ?

Si vous avez la permission « Modifier ses propres commentaires ». Sans elle, un commentaire publié reste tel quel et ne peut qu’être supprimé — c’est le bon choix là où les commentaires tiennent lieu de procès-verbal.

L’administrateur lit-il les commentaires privés ?

Non. Le cercle est le cercle : celui qui n’en fait pas partie ne les voit pas, quel que soit son rôle.

Les autres fonctionnalités de Files

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