Documentos
El archivo de ayer sigue ahí, debajo del de hoy
Alguien guardó encima del presupuesto bueno. La lista de precios resubida tenía la columna equivocada. El contrato corregido en OnlyOffice perdió un artículo. En Files ninguno de estos es un problema: cada vez que el contenido de un archivo cambia, el anterior queda en el historial, con número, fecha y peso. Se descarga, se vuelve a poner en su sitio.
No es una función que activar: simplemente ocurre
La versión nace sola, llegue por donde llegue el cambio: una subida con el mismo nombre, un guardado en el Editor colaborativo o en el de texto, un PDF anotado o corregido, un archivo abierto en local desde el escritorio y vuelto a cerrar. Antes de escribir los bytes nuevos, Files aparta los viejos — cifrados como el resto del archivo. El historial está en los detalles del archivo, pestaña «Versiones»: la ve quien tiene el permiso «Historial de versiones» en su nivel de acceso; los demás ni siquiera ven la pestaña. Y restaurar no tira nada: el estado actual se convierte a su vez en una versión, así se puede volver atrás incluso del volver atrás.
Cómo funciona
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Abre los detalles, pestaña «Versiones»
La lista desde la más reciente: «Versión 4 · 1,2 MB · 12 de marzo, 16:40». El número de versiones aparece también en la pestaña Detalles, junto al peso.
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Descarga la que necesites
Cada versión se descarga por separado, sin tocar el archivo actual: para revisarla en tu ordenador o para enviar al cliente la que había firmado.
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Restaura, y la actual pasa al historial
«Restaurar esta versión»: el contenido vuelve a ser ese, el archivo conserva nombre, permisos y comparticiones, y quien sincroniza desde el escritorio recibe el cambio como cualquier otro.
Sobrescribir ya no es borrar.
Qué puedes hacer
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Por cualquier camino
Subida con el mismo nombre, editores Office y de texto, anotación, cumplimentación y edición de PDF, guardado desde el escritorio, gemelo del anonimizador: todo crea una versión.
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Un permiso, no una extensión
«Historial de versiones» es una entrada del nivel de acceso, carpeta por carpeta. El colaborador externo trabaja en el archivo sin ver lo que había antes.
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90 días, o los que hagan falta
Cada empresa tiene su duración de conservación de versiones: 90 días por defecto, visible en los ajustes, modificable por el proveedor a petición — incluso sin caducidad.
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Respeta el candado
Si alguien tiene el archivo abierto en el editor o desde el escritorio, la restauración espera: no se sobrescribe el trabajo en curso de un compañero.
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En la caja fuerte se mira, no se toca
Las versiones de un documento cerrado en la caja fuerte se listan y se descargan con la caja abierta, pero no se restauran: un archivo cerrado no cambia.
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Contadas en el índice
El índice de carpeta en Excel indica cuántas versiones tiene cada archivo: el auditor sabe cuántas veces se reescribió un documento sin abrirlo.
Preguntas frecuentes
¿Las versiones ocupan espacio?
Sí, cada versión es un archivo entero, cifrado. Por eso existe la duración de conservación: pasados los días fijados, las versiones antiguas se eliminan del servidor, el archivo actual no.
¿Puedo comparar dos versiones?
No dentro de Files: se descargan y se comparan con el programa que uses. Para los documentos Word, la revisión de OnlyOffice en el Editor colaborativo registra los cambios mientras se escribe.
¿La papelera y las versiones son lo mismo?
No. La papelera guarda los archivos borrados 30 días; las versiones guardan el contenido anterior de un archivo que sigue existiendo. Un archivo borrado se lleva consigo su historial.
¿Y si el archivo está bajo retención?
Un documento con bloqueo de conservación no se sustituye ni se restaura hasta la fecha fijada: la versión que vale es la protegida.
Las demás funcionalidades de Files
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Alex