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Le fichier d’hier est encore là, sous celui d’aujourd’hui

Quelqu’un a enregistré par-dessus le bon devis. Le tarif rechargé avait la mauvaise colonne. Le contrat corrigé dans OnlyOffice a perdu un article. Dans Files, aucun de ces cas n’est un problème : chaque fois que le contenu d’un fichier change, celui d’avant reste dans l’historique, avec numéro, date et poids. Il se télécharge, se remet à sa place.

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Ce n’est pas une fonction à activer : ça se fait, c’est tout

La version naît toute seule, quel que soit le chemin de la modification : un chargement avec le même nom, un enregistrement dans l’Éditeur collaboratif ou dans celui de texte, un PDF annoté ou corrigé, un fichier ouvert en local depuis le bureau et refermé. Avant d’écrire les nouveaux octets, Files met de côté les anciens — chiffrés comme le reste de l’archive. L’historique se trouve dans les détails du fichier, onglet « Versions » : le voit celui qui a la permission « Historique des versions » dans son niveau d’accès, les autres ne le voient même pas. Et la restauration ne jette rien : l’état actuel devient à son tour une version, on peut donc revenir en arrière même du retour en arrière.

Comment ça marche

  1. Ouvrez les détails, onglet « Versions »

    La liste à partir de la plus récente : « Version 4 · 1,2 Mo · 12 mars, 16:40 ». Le nombre de versions apparaît aussi dans l’onglet Détails, à côté du poids.

  2. Téléchargez celle qu’il vous faut

    Chaque version se télécharge à part, sans toucher au fichier actuel : pour la comparer sur votre ordinateur ou pour envoyer au client celle qu’il avait signée.

  3. Restaurez, et l’actuelle finit dans l’historique

    « Restaurer cette version » : le contenu redevient celui-là, le fichier garde nom, permissions et partages, et celui qui synchronise depuis le bureau reçoit la modification comme toutes les autres.

Écraser n’est plus supprimer.

Ce que vous pouvez faire

  • Par n’importe quel chemin

    Chargement avec le même nom, éditeur Office et texte, annotation, remplissage et modification PDF, enregistrement depuis le bureau, jumeau de l’anonymiseur : tout crée une version.

  • Une permission, pas une extension

    « Historique des versions » est un élément du niveau d’accès, dossier par dossier. Le collaborateur externe travaille sur le fichier sans voir ce qu’il y avait avant.

  • 90 jours, ou autant qu’il en faut

    Chaque entreprise a sa durée de conservation des versions : 90 jours par défaut, visible dans les paramètres, modifiable par le fournisseur sur demande — même sans expiration.

  • Respecte le cadenas

    Si quelqu’un a le fichier ouvert dans l’éditeur ou depuis le bureau, la restauration attend : on n’écrase pas le travail en cours d’un collègue.

  • Au coffre-fort on regarde, on ne touche pas

    Les versions d’un document enfermé au coffre-fort se listent et se téléchargent coffre-fort ouvert, mais ne se restaurent pas : un fichier enfermé ne change pas.

  • Comptées dans l’index

    L’index du dossier en Excel indique combien de versions a chaque fichier : le commissaire aux comptes sait combien de fois un document a été réécrit sans l’ouvrir.

Questions fréquentes

Les versions occupent-elles de l’espace ?

Oui, chaque version est un fichier entier, chiffré. C’est pour cela qu’existe la durée de conservation : passés les jours définis, les anciennes versions sont supprimées du serveur, le fichier actuel non.

Puis-je comparer deux versions ?

Pas dans Files : elles se téléchargent et se comparent avec le programme que vous utilisez. Pour les documents Word, la révision d’OnlyOffice dans l’Éditeur collaboratif garde trace des modifications pendant qu’on écrit.

La corbeille et les versions, est-ce la même chose ?

Non. La corbeille garde les fichiers supprimés pendant 30 jours ; les versions gardent le contenu précédent d’un fichier qui existe encore. Un fichier supprimé emporte avec lui son historique.

Et si le fichier est sous rétention ?

Un document avec blocage de conservation ne se remplace pas et ne se restaure pas jusqu’à la date fixée : la version qui vaut est celle protégée.

Les autres fonctionnalités de Files

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