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O ficheiro de ontem ainda existe, por baixo do de hoje

Alguém guardou por cima do orçamento bom. A tabela de preços recarregada tinha a coluna errada. O contrato corrigido no OnlyOffice perdeu um artigo. No Files nenhum destes é um problema: sempre que o conteúdo de um ficheiro muda, o anterior fica no histórico, com número, data e tamanho. Transfere-se, repõe-se no seu lugar.

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Não é uma função a ativar: simplesmente acontece

A versão nasce sozinha, por qualquer via que chegue a alteração: um carregamento com o mesmo nome, uma gravação no Editor colaborativo ou no de texto, um PDF anotado ou corrigido, um ficheiro aberto localmente a partir do desktop e voltado a fechar. Antes de escrever os bytes novos, o Files põe de parte os antigos — cifrados como o resto do arquivo. O histórico está nos detalhes do ficheiro, separador «Versões»: vê-o quem tem a permissão «Histórico de versões» no seu nível de acesso, os outros nem sequer o veem. E o restauro não deita nada fora: o estado atual torna-se por sua vez uma versão, para que se possa voltar atrás mesmo do voltar atrás.

Como funciona

  1. Abra os detalhes, separador «Versões»

    A lista do mais recente: «Versão 4 · 1,2 MB · 12 de março, 16:40». O número de versões aparece também no separador Detalhes, ao lado do tamanho.

  2. Transfira a que precisa

    Cada versão transfere-se sozinha, sem tocar no ficheiro atual: para a comparar no seu computador ou para enviar ao cliente a que ele tinha assinado.

  3. Restaure, e a atual vai para o histórico

    «Restaurar esta versão»: o conteúdo volta a ser aquele, o ficheiro mantém nome, permissões e partilhas, e quem sincroniza a partir do desktop recebe a alteração como todas as outras.

Sobrepor já não é eliminar.

O que pode fazer

  • Por qualquer via

    Carregamento com o mesmo nome, editor Office e texto, anotação, preenchimento e alteração de PDF, gravação a partir do desktop, gémeo do anonimizador: tudo cria uma versão.

  • Uma permissão, não uma extensão

    «Histórico de versões» é um item do nível de acesso, pasta a pasta. O colaborador externo trabalha no ficheiro sem ver o que lá estava antes.

  • 90 dias, ou quantos forem precisos

    Cada empresa tem a sua duração de conservação das versões: 90 dias por predefinição, visível nas definições, alterável pelo fornecedor a pedido — mesmo sem expiração.

  • Respeita o cadeado

    Se alguém tiver o ficheiro aberto no editor ou a partir do desktop, o restauro espera: não se sobrepõe o trabalho em curso de um colega.

  • No cofre olha-se, não se toca

    As versões de um documento fechado no cofre listam-se e transferem-se com o cofre aberto, mas não se restauram: um ficheiro fechado não muda.

  • Contadas no índice

    O índice da pasta em Excel indica quantas versões tem cada ficheiro: o revisor sabe quantas vezes um documento foi reescrito sem o abrir.

Perguntas frequentes

As versões ocupam espaço?

Sim, cada versão é um ficheiro inteiro, cifrado. Por isso existe a duração de conservação: passados os dias definidos, as versões antigas são eliminadas do servidor, o ficheiro atual não.

Posso comparar duas versões?

Não dentro do Files: transferem-se e comparam-se com o programa que usar. Para os documentos Word, a revisão do OnlyOffice no Editor colaborativo rastreia as alterações enquanto se escreve.

A reciclagem e as versões são a mesma coisa?

Não. A reciclagem guarda os ficheiros eliminados durante 30 dias; as versões guardam o conteúdo anterior de um ficheiro que ainda existe. Um ficheiro eliminado leva consigo o seu histórico.

E se o ficheiro estiver sob retenção?

Um documento com bloqueio de conservação não se substitui e não se restaura até à data fixada: a versão que vale é a protegida.

As outras funcionalidades do Files

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