Extension de Files
Ce qui s’est passé ici, dans l’ordre
Vous revenez de congés et le dossier du client a changé : qui a chargé quoi, qui a déplacé le brouillon, qui a partagé avec le cabinet externe, qui a approuvé. Le fil des activités le raconte dans l’ordre, par dossier ou pour toute l’archive, avec les filtres par personne et par type d’action — et un récapitulatif par e-mail si vous préférez le lire le matin.
Qui voit quoi, sans écrans vides
Le privilège « Voir les activités » du type décide le périmètre : rien, les siennes, ou toute l’archive. Dans l’onglet d’un dossier, cependant, le périmètre est donné par le dossier lui-même : celui qui peut l’ouvrir peut savoir ce qui est arrivé à ses documents — sinon l’onglet serait presque toujours vide, et un onglet vide ne se lit pas comme « vous n’avez pas les permissions » mais comme cassé. Les événements de sécurité — qui a donné ou retiré l’accès à qui — ne s’élargissent pas : ils restent pour ceux qui les voient déjà dans le registre général, ainsi un client externe avec accès à un dossier ne lit pas les mouvements de permissions internes. Celui qui n’est pas d’un type interne voit les auteurs par initiales, « L.J. » au lieu de « Luca Jinni », partout : dans le fil, dans l’e-mail, sur la ligne du fichier.
Comment ça marche
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Ouvrez les activités
Depuis la barre latérale pour toute l’archive, ou depuis l’onglet du dossier pour « ce qui s’est passé ici ». Le compteur de non lus dit s’il y a du nouveau.
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Filtrez
Par personne, par type — chargements, partages, approbations, états, protections — par période. « Qu’a fait le cabinet Bianchi en mars » est une question qui a une réponse.
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Recevez-le par e-mail
Récapitulatif périodique : tout dans un message, ou un par dossier ou espace de travail. Celui qui n’entre pas dans Files chaque jour reste quand même informé.
« Qui a touché ce fichier ? » a une réponse, dans l’ordre du temps.
Ce que vous pouvez faire
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Chaque action, en clair
« A chargé », « a restauré v2 », « a posé le blocage juridique », « a demandé l’horodatage », « a confirmé la prise de connaissance » : des phrases, pas des codes.
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Périmètre par type
Aucune activité, seulement les siennes, toute l’archive : c’est l’administrateur qui le décide par type. L’onglet du dossier reste lisible pour celui qui ouvre le dossier.
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Initiales pour les externes
Celui qui n’est pas d’un type interne lit « S.C. », pas « Sara Colombo ». La même règle vaut dans le fil, dans l’e-mail et sur le créateur du fichier.
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Sécurité à part
Les événements sur les permissions restent dans le registre général, pour ceux qui le voient. Le client voit les documents bouger, pas les accès internes.
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Conservation déclarée
De 30 jours à 5 ans, définis par entreprise et visibles dans les paramètres. Pour cabinets fiscaux, banques et intermédiaires, un an ou plus est conseillé.
Questions fréquentes
Quelle différence avec le journal d’audit ?
Le fil est pour travailler : lisible, filtrable, avec notifications et récapitulatifs, et avec une conservation en jours. Le journal d’audit est pour la conformité : complet, avec copie sur un stockage non modifiable, réservé aux administrateurs et auditeurs.
Les ouvertures des fichiers apparaissent-elles ?
Oui, et avec l’extension Suivi des ouvertures elles deviennent le détail par personne, date, IP et modalité sur les dossiers où vous l’activez.
Puis-je éteindre les notifications mais garder le fil ?
Oui : les préférences de notification — dans l’application, e-mail, récapitulatif unique ou séparé — sont par personne. Le fil reste consultable selon votre périmètre.
Les autres fonctionnalités de Files
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Alex