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Extensão do Files

O que aconteceu aqui dentro, por ordem

Volta de férias e a pasta do cliente mudou: quem carregou o quê, quem moveu o rascunho, quem partilhou com o escritório externo, quem aprovou. O feed das atividades conta-o por ordem, por pasta ou por todo o arquivo, com os filtros por pessoa e por tipo de ação — e um resumo por e-mail se preferir lê-lo de manhã.

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Quem vê o quê, sem ecrãs vazios

O privilégio «Ver as atividades» do tipo decide o perímetro: nada, as próprias, ou todo o arquivo. No separador de uma pasta, porém, o perímetro dá-o a própria pasta: quem a pode abrir pode saber o que aconteceu aos seus documentos — caso contrário o separador estaria quase sempre vazio, e um separador vazio não se lê como «não tem permissões» mas como avariado. Os eventos de segurança — quem deu ou retirou acesso a quem — não se alargam: ficam para quem já os vê no registo geral, para que um cliente externo com acesso a uma pasta não leia os movimentos de permissões internas. Quem não é de um tipo interno vê os autores por iniciais, «L.J.» em vez de «Luca Jinni», em todo o lado: no feed, no e-mail, na linha do ficheiro.

Como funciona

  1. Abra as atividades

    A partir da barra lateral para todo o arquivo, ou do separador da pasta para «o que aconteceu aqui». O contador de não lidos diz se há algo de novo.

  2. Filtre

    Por pessoa, por tipo — carregamentos, partilhas, aprovações, estados, proteções — por período. «O que fez o escritório Bianchi em março» é uma pergunta com resposta.

  3. Receba-o por e-mail

    Resumo periódico: tudo numa mensagem, ou um por pasta ou espaço de trabalho. Quem não entra no Files todos os dias mantém-se atualizado na mesma.

«Quem tocou neste ficheiro?» tem uma resposta, por ordem cronológica.

O que pode fazer

  • Cada ação, em claro

    «Carregou», «restaurou v2», «pôs a retenção legal», «pediu o carimbo temporal», «confirmou a tomada de conhecimento»: frases, não códigos.

  • Perímetro por tipo

    Nenhuma atividade, só as próprias, todo o arquivo: decide-o o administrador por tipo. O separador da pasta continua legível para quem abre a pasta.

  • Iniciais para os externos

    Quem não é de um tipo interno lê «S.C.», não «Sara Colombo». A mesma regra vale no feed, no e-mail e no criador do ficheiro.

  • Segurança à parte

    Os eventos sobre as permissões ficam no registo geral, para quem o vê. O cliente vê os documentos a mover-se, não os acessos internos.

  • Conservação declarada

    De 30 dias a 5 anos, definidos por empresa e visíveis nas definições. Para CAF, bancos e mediadores convém um ano ou mais.

Perguntas frequentes

Que diferença há em relação ao registo de auditoria?

O feed é para trabalhar: legível, filtrável, com notificações e resumos, e com uma conservação em dias. O registo de auditoria é para a conformidade: completo, com cópia em armazenamento não alterável, reservado a administradores e auditores.

As aberturas dos ficheiros aparecem?

Sim, e com a extensão Rastreio de aberturas tornam-se o detalhe por pessoa, data, IP e modo nas pastas em que a ativar.

Posso desligar as notificações mas manter o feed?

Sim: as preferências de notificação — na app, e-mail, resumo único ou separado — são por pessoa. O feed continua consultável segundo o seu perímetro.

As outras funcionalidades do Files

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