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Extensión de Files

Qué ha pasado aquí dentro, en orden

Vuelves de vacaciones y la carpeta del cliente ha cambiado: quién subió qué, quién movió el borrador, quién compartió con el despacho externo, quién aprobó. El feed de actividad lo cuenta en orden, por carpeta o para todo el archivo, con filtros por persona y por tipo de acción — y un resumen por correo si prefieres leerlo por la mañana.

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Quién ve qué, sin pantallas vacías

El privilegio «Ver la actividad» del tipo de usuario decide el alcance: nada, la propia, o todo el archivo. En la pestaña de una carpeta, sin embargo, el alcance lo da la propia carpeta: quien puede abrirla puede saber qué ha pasado con sus documentos — de lo contrario la pestaña estaría casi siempre vacía, y una pestaña vacía no se lee como «no tienes permiso» sino como rota. Los eventos de seguridad — quién dio o quitó acceso a quién — no se amplían: quedan para quien ya los ve en el registro general, así un cliente externo con acceso a una carpeta no lee los movimientos de permisos internos. Quien no es de un tipo interno ve a los autores por iniciales, «L.J.» en vez de «Luca Jinni», en todas partes: en el feed, en el correo, en la fila del archivo.

Cómo funciona

  1. Abre la actividad

    Desde la barra lateral para todo el archivo, o desde la pestaña de la carpeta para «qué ha pasado aquí». El contador de no leídos dice si hay algo nuevo.

  2. Filtra

    Por persona, por tipo — subidas, comparticiones, aprobaciones, estados, protecciones — por periodo. «Qué hizo el despacho Bianchi en marzo» es una pregunta con respuesta.

  3. Recíbelo por correo

    Resumen periódico: todo en un mensaje, o uno por carpeta o espacio. Quien no entra en Files cada día se mantiene igualmente al día.

«¿Quién ha tocado este archivo?» tiene respuesta, por orden de tiempo.

Qué puedes hacer

  • Cada acción, en claro

    «Subió», «restauró la v2», «puso el bloqueo legal», «solicitó el sello de tiempo», «confirmó la lectura»: frases, no códigos.

  • Alcance por tipo

    Ninguna actividad, solo la propia, todo el archivo: lo decide el administrador por tipo. La pestaña de la carpeta sigue legible para quien abre la carpeta.

  • Iniciales para los externos

    Quien no es de un tipo interno lee «S.C.», no «Sara Colombo». La misma regla vale en el feed, en el correo y en el creador del archivo.

  • Seguridad aparte

    Los eventos sobre permisos quedan en el registro general, para quien lo ve. El cliente ve moverse los documentos, no los accesos internos.

  • Conservación declarada

    De 30 días a 5 años, fijados por empresa y visibles en los ajustes. Para gestorías, bancos e intermediarios conviene un año o más.

Preguntas frecuentes

¿En qué se diferencia del registro de auditoría?

El feed es para trabajar: legible, filtrable, con avisos y resúmenes, y con una conservación en días. El registro de auditoría es para el cumplimiento: completo, con copia en almacenamiento inmutable, reservado a administradores y auditores.

¿Aparecen las aperturas de archivos?

Sí, y con la extensión Rastreo de aperturas se convierten en el detalle por persona, fecha, IP y modalidad en las carpetas donde la actives.

¿Puedo apagar los avisos pero mantener el feed?

Sí: las preferencias de aviso — en la app, correo, resumen único o separado — son por persona. El feed sigue consultable según tu alcance.

Las demás funcionalidades de Files

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